Als Steuerkanzlei das Thema Ausbildung meistern

Autor: Michael Wohlfart

Datum : 28.Juni 2024

Alle klagen in der Steuerberaterbranche über Fachkräftemangel, aber rechnerisch beschäftigt aktuell nur etwa jede dritte Kanzlei einen Azubi – spannend!

Man muss kein Mathematiker oder Demografieforscher sein, um zu erahnen, dass die ach so schlimmen Rahmenbedingungen auf dem Arbeitsmarkt wohl nie wieder so gut sein werden wie heute…

Umso schlimmer ist es, wie stiefmütterlich das Thema Ausbildung in den meisten Kanzleien behandelt wird!

Wir wollen deshalb in unserem heutigen Blogbeitrag darüber sprechen, wie du an gute Auszubildende kommst und vor allem, wie du es schaffst, die Nachwuchskräfte langfristig an eure Kanzlei zu binden.

Strategische Vorüberlegungen

Bevor wir ans Eingemachte gehen, möchte ich zunächst ein paar wichtige strategische Vorüberlegungen mit dir teilen, die du auf keinen Fall überspringen solltest.

Muss ich wirklich ausbilden?

Streng genommen kann es dir reichlich egal sein, was mit der Branche geschieht, solange es in deiner Kanzlei gut läuft.

Du musst also nicht das Makroproblem lösen, wie der Berufsstand bundesweit wieder attraktiver wird, sondern „lediglich“ auf der Mikroebene dafür sorgen, dass deiner Kanzlei dauerhaft ausreichend qualifizierte Fachkräfte zur Verfügung stehen.

Um dies zu gewährleisten, musst du mindestens eine der folgenden drei Strategien meistern:

Deine Kanzlei ist so attraktiv, dass die bereits ausgebildeten guten Fachkräfte aus der Region zu dir wechseln wollen.
Du buhlst nicht um die rar gesäten Fachkräfte, sondern bist in der Lage, vielversprechende Quereinsteiger aus anderen Branchen zu gewinnen und systematisch an die anfallenden Aufgaben heranzuführen.
Du meisterst das Thema Ausbildung und schaffst es, junge Menschen für deine Kanzlei zu begeistern und quasi deinen eigenen Nachwuchs zu züchten.

Für die Branche als solche wäre es folglich zwar wünschenswert, wenn du ausbildest, für dich als Kanzleiinhaber ist das aber streng genommen kein Muss, solange du anderweitig dauerhaft an Fachkräfte kommst.

Fakt ist aber:

Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, nicht alles auf eine Karte zu setzen, sondern in mindestens zwei der drei angesprochenen Bereiche gut aufgestellt zu sein.

Und zur Wahrheit gehört auch:

Es ist für die allermeisten Kanzleien sicherlich deutlich einfacher, das Thema Ausbildung zu meistern als die Kanzleilandschaft in der Region zu dominieren und in Sachen Arbeitgeberattraktivität alle anderen zu überstrahlen.

Und es ist definitiv noch schwieriger, eine Art Kanzlei-Fließband aufzubauen, das weitestgehend von Quereinsteigern gemanagt werden kann.

Den Weg über die Ausbildung zu nehmen, ist also vergleichsweise langwierig, aber für die meisten Kanzleien wohl der sicherste und realistischste.

Ausbildung – ganz oder gar nicht!

Steuerkanzlei Ausbildung keine halben Sachen

Solltest du dich dafür entscheiden, Azubis in die Kanzlei zu holen, dann tue der Branche und vor allem dir selbst einen großen Gefallen – mach‘ es richtig oder lass‘ es von Anfang an bleiben!

Einen Azubi zu beschäftigen, geht mit einer großen Verantwortung einher und bindet jede Menge Zeit. Alles andere wäre beschönigt!

Wenn du am Ende des Tages also nur eine Pseudo-Ausbildung anbietest und die Azubis mehr oder weniger als billige Arbeitskraft missbrauchst, dann hilft das niemandem.

Entweder diejenigen werden dann nach der Ausbildung direkt in eine andere Kanzlei oder sogar in eine ganz andere Branche flüchten oder du kannst mit ihnen überhaupt nichts anfangen, weil sie – welch Wunder – nach der Ausbildung überhaupt nichts draufhaben.

Ausbildung erfordert folglich in erster Linie Commitment und wenn du dazu nicht bereit bist, dann überlasse das bitte einfach denjenigen, die das Thema ernst nehmen!

Wenn du also keinen Bock auf das Thema Ausbildung hast, dann hake den Artikel am besten an dieser Stelle ab und lies dir lieber einen unserer anderen Blogbeiträge durch.

Solltest du hingegen gewillt sein, das Thema Ausbildung bei euch in der Kanzlei stärker zu forcieren, dann warten auf dich jetzt noch einige Gold-Nuggets.

Lieber kein Azubi als ein schlechter Azubi!

Auch wenn es insgesamt wünschenswert wäre, wenn die Kanzleien mehr ausbilden würden, so kann ich dir als Kanzleiberater nur dringend davon abraten, um jeden Preis einen Azubi anzuheuern.

Als Unternehmer fährst du gut, Entscheidungen zu treffen, die hohe Chancen bei gleichzeitig wenig Risiko bieten.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Du hast vielleicht nur sehr wenige Bewerbungen erhalten und fragst dich, ob du dich für einen Azubi entscheiden solltest, der dich im Vorstellungsgespräch nicht vollends überzeugt hat und zudem auch noch durchwachsene Schulnoten mitbringt.

Potenzielle Chancen:

Der Azubi überrascht dich positiv und meistert nicht nur die Ausbildung mit Bravour, sondern entwickelt sich später zu einem Top-Mitarbeiter, der lange in deiner Kanzlei bleibt. Potenzielle Risiken:

Deine Zweifel bestätigen sich und euch stehen drei Jahre Frust und jede Menge Ärger bevor.
Es stellt sich heraus, dass der Job doch nichts für denjenigen ist, sodass er die Ausbildung frühzeitig abbricht oder diese am Ende nicht besteht.
Derjenige besteht zwar irgendwie die Ausbildung, wechselt aber unmittelbar danach. In dem Fall hattet ihr jede Menge Aufwand, aber der Nutzen steht in keinem Verhältnis. Ihr verbrennt also jede Menge Geld und verliert Zeit.
Deine Mitarbeiter sind genervt von diesem Azubi und stehen – aus dieser negativen Erfahrung heraus – künftigen Azubis deutlich kritischer gegenüber.

Was leiten wir daraus ab?

Streng genommen können dir die skizzierten Risiken auch dann begegnen, wenn du einen vermeintlich guten Azubi an der Angel hast.

Ausbildung ist immer ein Risikogeschäft!

Wie wir aber bereits festgestellt haben, bietet der Arbeitsmarkt für die meisten nicht den Luxus, nur auf die bereits fertig ausgebildeten Fachkräfte vertrauen zu können.

Du wirst also unter diesen Gesichtspunkten gewisse Risiken eingehen müssen.

Umso wichtiger ist es aber, nicht unnötig hohe Risiken einzugehen!

Einen Azubi hast du im Zweifel drei Jahre lang an der Backe, insofern sollte der Schuss auch möglichst sitzen.

Meine Empfehlung lautet deshalb:

Gehe bei der Azubi-Auswahl auf keinen Fall Kompromisse ein und bilde lieber in einem Jahr niemanden aus, bevor du dir einen schlechten Azubi ins Haus holst!

Wie du die richtigen Azubis für deine Kanzlei findest

Ausbildung Kanzlei geeignete Azubis finden

Nachdem wir jetzt einige wichtige Vorüberlegungen angestellt haben, wollen wir uns nun in der Folge intensiv mit der Frage auseinandersetzen, wie du die richtigen Azubis für deine Kanzlei findest.

Welchen Typ Mensch suchen wir überhaupt?

Ich verrate dir kein Geheimnis, wenn ich dir sage, dass das Jonglieren von Zahlen und Paragrafen nicht unbedingt bei jedem Ekstase hervorruft.

Das ist aber zunächst mal überhaupt nicht schlimm, denn für nahezu jeden Job gilt, dass es Menschen gibt, die diesen mit Leidenschaft machen und wiederum andere sich im Traum nicht vorstellen könnten, damit ihren Lebensunterhalt zu bestreiten.

Es sollte deshalb nicht unser Ziel sein, so viele junge Menschen wie möglich für uns zu begeistern, sondern lediglich diejenigen, deren Interessen, Fähigkeiten und Motive bestmöglich mit der Steuerwelt matchen.

Ich behaupte nämlich, dass die meisten C-Mitarbeiter – das gilt branchenübergreifend – nur deshalb C-Mitarbeiter sind, weil sie im falschen Job gelandet sind.

Überlegen wir uns im Umkehrschluss also am besten mal, welche Interessen und Fähigkeiten unsere A-Mitarbeiter in der Steuerberaterbranche (zu einem solchen wollen wir die Azubis schließlich entwickeln) in aller Regel mitbringen:

Bock auf einen Bürojob und kein Problem damit haben, acht Stunden am Tag am Schreibtisch zu sitzen
Eine gewisse Zahlenaffinität
Vorliebe für Routinetätigkeiten und einheitliche Prozesse
Vorliebe für Detailarbeiten und insbesondere genaues Arbeiten
Ein Faible für Regeln und Ordnung
Gute Auffassungsgabe
Gutes technisches Verständnis
Teamfähigkeit
Gute Kommunikationsfähigkeiten
usw.

Noch mal zur Verdeutlichung:

Das sind keine „Nice-to-have-Anforderungen“, sondern elementare Voraussetzungen!

Obwohl ich bekannt dafür bin, ein großes Ego zu haben und viel von mir zu halten, bin ich mir zum Beispiel absolut darüber im Klaren, dass ich für eine solche Art von Job die absolute Fehlbesetzung gewesen wäre.

Einige der aufgeführten Voraussetzungen bringe ich ohne Zweifel mit, aber ich würde permanent über Details stolpern, wäre von vielen Tätigkeiten extrem gelangweilt und hätte große Schwierigkeiten damit, Regeln zu befolgen, die ich als absolut unsinnig erachte.

Da wären wir wieder beim Thema C-Mitarbeiter…

Es geht also nicht darum, Menschen wie mich irgendwie in eine Ausbildung zum Steuerfachangestellten oder in ein duales Studium zu quatschen, sondern die Menschen zu finden, die zu einer solchen Art von Job wie Arsch auf Eimer passen.

Aber mit den Interessen und Fähigkeiten ist es noch längst nicht getan!

Bei der Jobauswahl lassen wir uns stark von unseren Motiven leiten, denn nur wenn diese befriedigt werden, fühlen wir uns dauerhaft in unserem Job wohl.

Wenn du deine guten Mitarbeiter im Kopf durchgehst, dann liege ich sicherlich nicht falsch, wenn ich diesen im Querschnitt folgende Motive unterstelle:

Einen zukunftssicheren und krisensicheren Job
Geregelte Arbeitszeiten
Vereinbarkeit des Berufs mit Familie und Privatleben
Beständiges Arbeitsleben ohne viele Jobwechsel
Vor Ort arbeiten und mit der Region verwurzelt bleiben
In einem Team arbeiten, in dem man sich wohlfühlt
In deutscher Sprache arbeiten können und kein Englisch sprechen müssen

Wir suchen also keine Abenteurer, Innovationswunder oder Menschen, die die Welt erobern möchten, sondern streng genommen Menschen, die im positiven Sinne etwas „langweilig“ sind.

Wenn wir also die Kombination von Interessen, Fähigkeiten und Motiven betrachten und du nach geeigneten Azubis Ausschau hältst, dann suchst du realistischerweise nach jungen Menschen, die bereit sind, gerade noch mal die letzte Ausfahrt vorm Beamtentum zu nehmen!

Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel, aber wie du bereits gelernt hast, bevorzugen wir Entscheidungen, die große Chancen bei gleichzeitig geringen Risiken bergen.

Wie sollte die passende Zielgruppenansprache aussehen?

Steuerberater Ausbildung Zielgruppenansprache

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass unsere Zielgruppe etwas überspitzt formuliert die jungen Menschen sind, die tendenziell etwas „langweilig“ sind und gerade noch mal bereit sind, die letzte Ausfahrt vorm Beamtentum zu nehmen.

Da im Marketing der Grundsatz gilt, dass der Köder dem Fisch schmecken muss und nicht dem Angler, gilt es folglich eine Zielgruppenansprache zu wählen, die exakt die richtigen Leute anspricht.

Es ergibt demnach auch nur begrenzt Sinn, sich an anderen Branchen oder Unternehmen zu orientieren, da diese mitunter ein komplett anderes Klientel ansprechen.

Doch auch die eigene Branche ist häufig ein schlechter Orientierungsmaßstab, da hier hinsichtlich Marketing zu viele Menschen agieren, die davon schlichtweg keinen blassen Schimmer haben.

Hier habe ich dir mal als absolutes Negativbeispiel vier Banner von der Steuerberaterkammer Nürnberg herausgesucht:

Steuerkanzlei Azubikampagne Negativbeispiel

Wer auch immer sich dafür verantwortlich zeichnet, sollte aus meiner Sicht intern am besten nach einer Tätigkeit Ausschau halten, die ihm oder ihr besser liegt.

Mal Hand aufs Herz – wie viele deiner Mitarbeiter kannst du dir im Superheldenkostüm oder Astronautenanzug vorstellen und wie viele Menschen haut es um, wenn du ihnen verrätst, was du beruflich machst?

Diese Banner – über deren Ästhetik man ebenfalls streiten könnte – sprechen so ziemlich alles an, aber sicherlich nicht die Motive, nach denen sich unsere gewünschte Zielgruppe sehnt!

Schauen wir uns stattdessen also lieber mal ein aus meiner Sicht sehr gelungenes Beispiel von der Bundessteuerberaterkammer an, auch wenn dieses schon ein paar Tage alt ist und aus dem Jahr 2015 stammt:

Steuerkanzlei Azubikampagne Positivbeispiel

Die Werbung zielt voll auf die Motive Sicherheit und Zukunftsperspektive ab und kommt gleichzeitig mit einer Prise Humor daher, ohne auf Krampf lustig sein zu wollen.

Genau auf solche Dinge solltest du aus meiner Sicht in deiner Kommunikation nach außen den Fokus richten – erst recht in einer Zeit, die von Krieg, Unsicherheit und Zukunftsängsten geprägt ist.

Sprich also keine potenziellen Superhelden, Astronauten, Rockstars oder Rebellen an, sondern lieber bodenständige junge Menschen, die auf ihre Altersgenossen mitunter vielleicht sogar ein bisschen spießig wirken und deren erklärtes Lebensziel es ist, irgendwann mal ein schnuckliges Eigenheim zu besitzen.

Damit keine Missverständnisse aufkommen: Auch wenn die Botschaften eher „langweilige“ Motive adressieren, so bedeutet das noch lange nicht, dass du dich als Arbeitgeber langweilig präsentieren musst.

Gerade bei Jüngeren kannst du definitiv mit einer Du-Ansprache und einem modernen Auftreten punkten, aber das ist ein schmaler Grat.

Übertreibst du es nämlich und versuchst auf Krampf hipp zu wirken, dann ist das „ganz schön cringe, Brudi“, wie die Jugend heutzutage sagen würde!

Über welche Wege finde ich geeignete Azubis?

Die tollste Karriereseite bringt dir nichts, wenn dich niemand findet und dich kein Mensch auf dem Schirm hat!

Umgekehrt bringt es dir auch nichts, die Werbetrommel zu rühren und am Ende kommen junge Leute auf deine Seite und alles sieht aus wie Arsch…

Deine Karriereseite und deine Werbeaktivitäten solltest du demnach niemals losgelöst voneinander betrachten.

Hier ein paar Wege, wie du geeignete Azubis finden kannst:

Schreibt in eure E-Mail-Signatur, dass ihr Azubis sucht (kostet nichts und erreicht oftmals Leute, die jemanden kennen, der jemanden kennt)
WhatsApp-Status (wird völlig unterschätzt)
Geschwister und Bekannte von Mitarbeitern
Indeed (von anderen bezahlten Stellenportalen raten wir eher ab)
Organische Beiträge über Social Media (greift eher das Umfeld von Bekannten, Mandanten usw. ab)
Bezahlte Werbeanzeigen auf Instagram und TikTok
Bezahlte Werbeanzeigen auf Facebook (damit sprechen wir eher die Eltern an)
Arbeitsamt (würde ich mir nicht viel davon versprechen, schadet aber nicht und ist kostenlos)
Sich über die Kammer listen lassen (auch eher Kategorie Zufallstreffer)
Azubi-Messen
Schülerpraktika anbieten
Vorträge in Schulen halten (z. B. einer 10. Klasse einen Einblick in das echte Leben und das Thema Steuern geben, die Werbung findet dann eher subtil am Ende statt)
Werbeflächen in Schulnähe oder in öffentlichen Verkehrsmitteln (hängt stark von deinem Budget ab, wäre nicht unsere erste Wahl)
usw.

Es geht nicht darum, den besten Marketingkanal zu finden, denn diesen gibt es schlichtweg nicht.

Gutes Marketing bedeutet einfach nur, dass wir systematisch den Zufall erzwingen und wo dieser am Ende letztendlich aufschlägt, kann nicht prognostiziert werden.

Grundsätzlich gilt:

Je mehr Pfeile du im Köcher hast, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass du geeignete Azubis findest.

Aber Achtung:

Es ist dennoch besser, lieber wenige Kanäle gezielt und mit Sinn und Verstand zu bespielen als möglichst viele, aber dafür bestenfalls halbherzig!

Auf was sollte ich im Rahmen des Bewerbungsprozesses achten?

Steuerfachangestellte Bewerbungsgespraech

Allein zu diesem Thema könnte man einen eigenen Blogbeitrag schreiben, deshalb möchte ich es in diesem Fall bei ein paar wenigen Grundgedanken belassen.

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass du lieber keinen Azubi haben solltest als einen schlechten.

Daraus können wir ableiten, dass du im Zweifelsfall lieber einmal zu oft „Nein“ als einmal zu oft „Ja“ sagen solltest.

Lieber lässt du dir also jemanden durch die Lappen gehen, der wider Erwarten doch gut gewesen wäre, als dass du diverse Augen und Hühneraugen zudrückst und sich dein schlechtes Bauchgefühl am Ende doch bestätigt.

Sei dir außerdem bitte darüber im Klaren, dass euer Tätigkeitsgebiet für einen jungen Menschen dermaßen abstrakt ist, dass er im Zweifelsfall gar nicht einschätzen kann, ob ihm diese Tätigkeiten liegen und ob ihm diese Spaß machen würden.

Umso wichtiger ist es, dass du keine reine „Verkaufsveranstaltung“ abziehst, sondern dem Bewerber ein sehr realistisches Bild vom Job und natürlich auch von der Ausbildung vermittelst.

Ich spreche in dem Kontext gerne von „Demarketing“, was bedeutet, dass du bewusst auch die negativen Seiten des Jobs betonen und konkret mit Beispielen ausschmücken solltest.

Damit erreichst du zwei Effekte:

Die positiven Aspekte, die du im Laufe des Gesprächs anführst, haben dann ein umso stärkeres Gewicht, weil du einfach ehrlich und authentisch rüberkommst.
Der Bewerber erkennt mitunter frühzeitig, dass er ein falsches Bild von dem Beruf hatte und dass das vielleicht doch nichts für ihn ist.

Was mir ansonsten häufig auffällt, ist, dass die meisten Bewerbungsgespräche viel zu oberflächlich geführt werden.

Mir ist schon klar, dass du mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht mit qualifizierten Persönlichkeitstests arbeiten wirst (es sei denn du bist zufälligerweise unser Kunde), aber dann schau doch zumindest, dass du das eine oder andere Assessment-Element in dein Bewerbungsgespräch einbaust!

Kann derjenige drei gerade Sätze ohne 17 Rechtschreibfehler schreiben? Wie organisiert er sich? Hat er ein gewisses mathematisches Verständnis? Wie gründlich arbeitet er?

Wenn du all das nicht abprüfst, dann hast du streng genommen schlechte Azubis verdient!

Natürlich können wir das teilweise auch über Schnuppertage, Praktika und ähnliches herausfinden, aber ich brauche jemanden nicht einen oder sogar mehrere Tage an der Backe zu haben, wenn ich mit 1-2 Übungen schon erkennen kann, dass derjenige nicht für solche Tätigkeiten geeignet ist.

Bei diesen Punkten möchte ich es an dieser Stelle belassen, aber ggf. schreibe ich demnächst mal einen ausführlichen Blogartikel rund um das Thema Personalauswahl im Allgemeinen.

Zwischenfazit

Sofern du den bisherigen Artikel aufmerksam gelesen hast, solltest du nun zumindest eine grobe Vorstellung davon haben, …

…ob die Strategie, die künftigen Fachkräfte selbst auszubilden, für dich geeignet ist.
…welcher Typ Mensch überhaupt für eine Ausbildung bei dir in der Kanzlei in Frage kommt.
…wie deine Zielgruppenansprache bei der Suche aussehen sollte.
…über welche Kanäle du geeignete Azubis findest.
…was du beim Auswahlprozess beachten solltest, um keine folgenschweren Fehler zu begehen.

Ich bin mir sicher, da waren schon einige Gold-Nuggets für dich dabei!

Danke mir gerne später, aber lies erst mal weiter, denn den richtigen Azubi zu finden ist maximal die halbe Miete, weil so richtig Spaß macht das Thema Ausbildung erst, wenn die Nachwuchskräfte fit gemacht werden und langfristig bei uns bleiben…

Wie schaffe ich es, Azubis langfristig an meine Kanzlei zu binden?

Idealerweise hast du jetzt die richtigen Azubis für deine Kanzlei gefunden, aber wie schaffst du es jetzt, dass die Ausbildung erfolgreich verläuft und derjenige langfristig an deine Kanzlei gebunden wird?

Genau diesen Fragen werden wir uns jetzt widmen!

Stellenwert der Ausbildung innerhalb der Kanzlei kommunizieren

Sehr viele Mitarbeiter klagen über zu viel Arbeit und sehnen sich nach personeller Unterstützung, aber wenn es darum geht, neue Kollegen oder Azubis einzuarbeiten, hält sich das Engagement häufig in Grenzen.

Nicht selten werden Azubis als „Belastung“ empfunden oder als billige Arbeitskraft missbraucht.

So kann das natürlich nichts werden!

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass das Ausbilden generell mit viel Aufwand verbunden ist und dass sich das Ganze nur lohnt, wenn wir das Thema ernst nehmen.

Zunächst solltest du als Kanzleileitung diesen Aspekt verinnerlichen und wenn das wirklich vollumfänglich in deinem Kopf angekommen ist, dann solltest du das auch deinem Team auf ganzer Linie klarmachen!

Es geht nicht darum, den Azubi zu hofieren und auf Händen zu tragen, aber es geht darum, ein Bewusstsein zu schaffen, dass derjenige mal ein Fachmitarbeiter in spe werden und bei euch so viel wie möglich lernen soll.

Deinen Mitarbeitern sollte außerdem klar sein, dass die Azubis in der Berufsschule miteinander sprechen und es demnach an euch allen liegt, welchen Ruf ihr euch in der Region bei den Nachwuchskräften aufbaut.

Wer sollte für die Ausbildung verantwortlich sein bzw. welchen Part übernehmen?

Steuerkanzlei Ausbildung Ausbilder Zustaendigkeit

Das Thema Ausbildung ist einerseits Chefsache, andererseits solltest du als Kanzleileitung jedoch mit dem Thema Ausbildung so wenig wie möglich zu tun haben.

Klingt zunächst nach einem Widerspruch – was ist damit gemeint?

Du bist aus meiner Sicht vorrangig auf der Metaebene dafür verantwortlich, dass die Ausbildung bei euch gut läuft.

Du sorgst dafür, dass die richtigen Azubis kommen und schaffst die idealen Rahmenbedingungen für eine gelungene Ausbildung.

Fakt ist aber, dass du vermutlich derjenige sein wirst, der im Alltag am wenigsten Zeit hat, um sich um den Azubi zu kümmern und mitunter hast du von einigen operativen Dingen auch nur bedingt einen Plan.

Genau deshalb solltest du so etwas wie einen Ausbildungsbeauftragten in deiner Kanzlei haben oder noch besser ein kleines Team, das sich für die Ausbildung verantwortlich fühlt.

Zur Klarstellung:

Es genügt nicht, die Verantwortung einfach abzuschieben und zu sagen: „Hier, mach mal!“

Du musst den konkreten Rahmen schaffen und dafür sorgen, dass sich sowohl deine Mitarbeiter als auch deine Azubis optimal in diesem Rahmen bewegen können.

Existiert ein solcher Rahmen und wird dieser mit Leben gefüllt, so besteht dein Part letztendlich darin, regelmäßig Gespräche zu führen und Feedback einzuholen.

Konkret bedeutet das, dass du dich regelmäßig mit dem Ausbildungsteam austauschst, aber auch, dass du hin und wieder mal ein kleines Pläuschchen mit den Azubis hältst.

Letzteres dient nicht nur dazu, dir eine Art Wasserstandsmeldung einzuholen, sondern zeugt auch von Wertschätzung, weil die Azubis spüren, dass sie von der Kanzleileitung gesehen werden und dass sie dir wichtig sind.

Wenn ihr euch so die Aufgaben aufteilt, steht einer guten Ausbildung in eurer Kanzlei nichts im Wege!

Integration der Azubis im Team

Azubis sollten kein „Anhängsel“ in der Kanzlei sein, sondern von Anfang an wie ein vollwertiges Teammitglied behandelt werden.

Sowohl du als Kanzleileitung als auch deine Mitarbeiter sollten sich deshalb Mühe geben, die Azubis schnell und nachhaltig im Team zu integrieren.

Das fängt beim Smalltalk an, geht weiter mit gemeinsamen Aktivitäten und endet auch nicht dabei, deren Meinung zu bestimmten Themen einzuholen.

Ein Azubi ist wie ein ganz normaler Mitarbeiter anzusehen, nur, dass er eben manches noch nicht kann und mitunter auch noch ein bisschen Welpenschutz genießt.

Ohne Grundsatzdiskussionen zu diesem Thema anstoßen zu wollen, empfehle ich dir deshalb auch, sich mit dem Azubi ganz normal zu duzen, wenn das alle anderen in der Kanzlei untereinander auch machen.

Wenn du das Gefühl hast, dass er dich und die Kollegen dann weniger ernst nimmt, dann liegt das an dir bzw. euch, aber nicht am Du!

Unabhängig davon solltest du von diesem Abschnitt mitnehmen, dass es im Interesse aller ist, wenn die Azubis so gut wie möglich bei euch im Team integriert sind, denn dann werden sie später auch gerne bleiben wollen!

Welche Aufgaben solltet ihr den Azubis geben und welche nicht?

Nach wie vor gibt es leider viel zu viele Steuerkanzleien, die ihre Azubis als billige Arbeitskraft missbrauchen.

Häufig werden hier klassische Hilfs- und Sekretariatsthemen auf die Azubis verlagert und am Ende schauen sich dann alle ganz verdutzt an, warum der Azubi so undankbar ist und nach der Ausbildung das Weite sucht oder warum derjenige trotz dreijähriger Ausbildung fachlich so wenig draufhat.

Ja, diese Tätigkeiten sind wichtig, denn sonst läuft in einer Kanzlei nichts, aber genau für solche Aufgaben hat man ein Backoffice und beschäftigt beispielsweise Bürokaufleute.

Wenn jemand bei dir die Ausbildung zum Steuerfachangestellten macht, dann geht es schlichtweg darum, eine Fachkraft in spe auszubilden.

Sofern du also zumindest das Einsehen hast, dass deine teuer bezahlten Fachkräfte nicht den lieben langen Tag scannen und kopieren oder Telefondienst spielen sollten, dann gilt für deine Azubis nichts anderes!

Zur Klarstellung:

Ich erachte es als extrem sinnvoll, dass die Azubis auch mal einen Monat im Sekretariat mitlaufen, um die Prozesse und Zusammenhänge kennenzulernen, aber darüber hinaus ist das einfach eine absolute Zweckentfremdung!

Und noch mal…

Es geht nicht darum, dass die Azubis hofiert werden sollen. Alle in der Kanzlei machen mal Aufgaben, die vielleicht nicht so schön sind und dann ist es auch in Ordnung, wenn die Azubis mal solche Aufgaben übertragen bekommen.

Das ist aber ein gewaltiger Unterschied, denn dann ist derjenige nicht mit den Aufgaben betraut, weil es der Azubi ist, sondern weil das alle anderen auch machen und es folglich zum Job dazugehört.

Darüber hinaus ist es aus meiner Sicht wichtig, dass die übertragenen Aufgaben möglichst gut mit den Inhalten in der Berufsschule bzw. mit dem aktuellen Kenntnisstand matchen.

Das wiederum gilt es nach und nach zu systematisieren, worauf wir noch gesondert eingehen werden.

Auf was legen junge Menschen heutzutage besonders wert?

Bislang habe ich nicht gerade mit Kritik an der Kanzleileitung gespart, aber zur Ausbildung gehören natürlich immer zwei Seiten.

Ich oute mich mal an der Stelle, dass ich kein großer Fan der Generation Z bin und es mir graut vor dem, was da die nächsten Jahre sonst noch alles auf uns zukommen wird.

Aufgezogen von den Helikopter-Eltern, die Aufmerksamkeitsspanne einer Stubenfliege, von vorne bis hinten verwöhnt und dank Social Media und Co. fest der Überzeugung, dass sie etwas ganz Besonderes sind und ihnen die Welt zu Füßen liegt.

Obwohl ich selbst erst Ende 30 bin, gehen mir diese Leistungsverweigerer und Nixkönner gewaltig gegen den Strich!

Doch auch wenn ich das Ganze jetzt bewusst etwas polemisch generalisiert habe, so gilt es zwei Dinge unmissverständlich festzuhalten:

Zum Glück sind nicht alle so, denn in jeder Generation gibt es solche und solche!
Die Zeit von „früher“ kommt nicht wieder zurück und wir müssen uns irgendwie auf die aktuellen Gegebenheiten einstellen!

Gerade, was den ersten Punkt anbelangt, kann ich mich nur wiederholen, dass es wichtiger denn je ist, von Anfang an die richtigen Azubis auszusuchen.

Hast du diese gefunden, so wird es dennoch wichtig sein, diesen etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken, wie es vielleicht noch vor 10-20 Jahren notwendig war.

Die jungen Leute heutzutage (spätestens nach dieser Satzeinleitung komme ich mir richtig alt vor) wollen mehr gehört werden, frühzeitig Verantwortung übernehmen (aber ja nicht zu viel), in vieles mal reinschnuppern können und einem Job nachgehen, der sich möglichst gut in ihr Privatleben einfügt.

Auch wenn ich mich frage, wer am Ende überhaupt noch den Karren in diesem Land ziehen soll, werden wir uns eventuell auch daran gewöhnen müssen, dass junge Menschen ohne Familie oder sonstige Verpflichtungen nach der Ausbildung plötzlich gerne Teilzeit arbeiten würden oder ähnliches, was für uns nie denkbar gewesen wäre.

Auf der anderen Seite ist der Nachwuchs heute deutlich digitaler, hinterfragt mehr Dinge und kann mit anderen Qualitäten punkten.

Während du dich beispielsweise vielleicht im Bereich Social Media wie ein Opa anstellst, haben das die Jungs und Mädels von heute bereits mit der Muttermilch aufgesaugt und können hier ihre Kompetenzen in die Kanzlei einbringen.

Gegenseitiges Verständnis und Rücksichtnahme sind also auch hier wohl der Schlüssel zum Erfolg und dann lässt es sich auch mit den Vertretern der Generation Z und Co. gut aushalten!

Weg vom Zufall und hin zum System

Die Ausbildung in den Kanzleien erfolgt überspitzt gesagt häufig nach dem „Zufallsprinzip“. Wer zufällig gerade meint, eine passende Aufgabe für den Azubi zu haben, drückt ihm etwas in die Hand.

Oder der Azubi fragt aktiv nach Arbeit und aus der Not heraus gibt man ihm das Nächstbeste oder sagt ihm, dass er mal in die Berufsschulunterlagen schauen oder sich irgendwas durchlesen soll.

Mit System hat das alles wenig zu tun!

Wenn du die Ausbildung professionalisieren möchtest – wovon ich ausgehe, wenn du bis hierhin gelesen hast –, dann ist es wichtig, dass ihr euch intensiv mit dem schulischen Ausbildungsplan auseinandersetzt.

Welche Inhalte werden wann vermittelt und welche nicht? Welches Wissen könnt ihr zu welchem Zeitpunkt voraussetzen und was gilt es in der jetzigen Phase zu vertiefen oder zu ergänzen?

All das mündet letztendlich in einen Ausbildungsplan für die Kanzlei und wenn dieser mal steht, kann dieser auf Details heruntergebrochen werden:

Wer vermittelt in welchem Ausbildungsmonat welche Inhalte in welcher Art und Weise?
Wer überprüft in welcher Art und Weise, ob die Inhalte sitzen und verinnerlicht wurden?
In welchen Bereichen müssen wir intern noch etwas vorbereiten?
Welche Daueraufgaben können wir den Azubis zu welchem Zeitpunkt übertragen?
usw.

Ja, solch eine Planung kostet viel Zeit, aber wenn euer Ausbildungsplan mal steht, dann reduziert sich euer laufender Aufwand erheblich.

Natürlich müsst ihr euren Ausbildungsplan immer mal wieder leicht anpassen und optimieren, aber ihr müsst eben das Rad nicht jedes Mal neu erfinden und euch immer wieder aufs Neue eine Platte machen, was ihr mit den Azubis anstellen sollt.

Handhabt ihr das so, wird sich nicht nur euer Stress erheblich reduzieren, sondern auch eure Azubis werden deutlich mehr lernen und früher in der Lage sein, Verantwortung zu übernehmen – was will man bitteschön mehr?

Nachhaltige Assets für die Ausbildung schaffen

Steuerkanzlei Ausbildung systematisieren

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass ihr in der Kanzlei über einen internen Ausbildungsplan verfügen solltet – das erachte ich als absolut notwendigen Standard.

Jetzt wollen wir aber noch darüber sprechen, was du tun kannst, um eure Ausbildung auf das nächste Level zu heben.

Es geht darum, die Systematisierung voranzutreiben und nachhaltige Assets zu schaffen!

Was ich damit meine, erkläre ich am besten direkt anhand eines Beispiels:

In meinem „früheren Berufsleben“ war ich Ausbilder bei der Stadtverwaltung. In regelmäßigen Abständen hatte ich also Azubis bei mir im Zimmer, die in der Regel so 2-3 Monate mit meinem Bürokollegen und mir das Büro geteilt haben.

Mein Ziel war, dass wenn die Azubis „weiterziehen“, sie für sich in Anspruch nehmen können, dass sie sich in Excel signifikant verbessert haben.

Jetzt hätte ich mich natürlich jedes Mal stundenlang mit den Leuten hinsetzen und ihnen irgendetwas zeigen können, aber das wäre zum einen super zeitaufwendig gewesen und zum anderen didaktisch gar nicht mal so klug.

Stattdessen habe ich folgendes gemacht:

Ich habe mir überlegt, welche Kenntnisse ich vermitteln möchte und diverse Musteraufgaben angelegt, die die Schwierigkeitsgrade von „einfach“ bis „fast unlösbar“ abgedeckt haben, um sowohl blutige Anfänger als auch Excel-Profis gleichermaßen abholen zu können.

Zu jeder Aufgabe gab es dann noch passende Musterlösungen.

Die Azubis waren dadurch über mehrere Wochen verteilt etliche Stunden sinnvoll (!) beschäftigt, haben sich beachtliche Skills angeeignet und ich hatte fast keinen Aufwand mit ihnen, außer mal hin und wieder einen Tipp zuzuwerfen oder mal kurz irgendwo drüberzuschauen.

Mit meinem heutigen Wissen hätte ich darüber hinaus natürlich noch Schulungsvideos gedreht, denn auf diese Weise arbeiten wir heutzutage auch unsere Mitarbeiter bei Kanzleibooster intensiv ein.

Übertragen wir dieses Prinzip auf die Ausbildung in deiner Kanzlei:

Wenn ich dem Azubi beispielsweise beibringen möchte, wie man periodengerecht zwischen zwei Wirtschaftsjahren abgrenzt, dann ist das mitunter blöd, wenn der Kalender gerade Juli zeigt.

Ich kann in dem Fall vielleicht einen alten Fall herauskramen, den ich zufälligerweise im Kopf habe, aber ich kann den Azubi das Ganze nicht direkt anwenden lassen.

Legst du hingegen passende Musterfälle an – ähnlich wie ich das mit meinen Excel-Aufgaben getan habe – dann kann sich der Azubi problemlos austoben.

Auch der Kontrollaufwand reduziert sich dadurch auf ein Minimum, weil du eine Musterlösung hast und die Ergebnisse ähnlich wie bei der Theorieprüfung des Führerscheins miteinander abgleichen kannst.

Hierfür ist es gar nicht mal notwendig, dass du dir irgendwelche Aufgaben ausdenkst, sondern ihr müsst nur ein gewisses Auge dafür haben, wenn ein realer Fall in der Praxis auftaucht, der prädestiniert dafür ist, um anhand dessen etwas zu zeigen.

Legt den Fall einfach systematisch als Dummy ab und schon habt ihr das nächste Asset für eure Ausbildung geschaffen!

Denken wir weiter:

Wenn ihr eurem Azubi etwas erklärt – wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass er es in sechs Wochen nicht mehr weiß oder dass ihr in einem Jahr dem nächsten Azubi wieder genau die gleichen Sachen erklärt?

Ist die Wahrscheinlichkeit hoch, so gewöhnt euch einfach an, Schulungsvideos aufzunehmen und in einen internen Schulungsbereich zu packen.

Ja, das mag anfänglich etwas mühselig und zeitaufwendig sein, aber es nicht zu tun, ist mittelfristig deutlich zeitaufwendiger und vor allem deutlich weniger zielführend!

Es verlangt auch niemand, dass du direkt mit schweren Geschützen auffährst. Fang einfach klein an und erweitere das Ganze nach und nach.

Ergänzend hierzu kann ich dir auch den Steuerheldenklub von den Kollegen der VIP Steuerköpfe ans Herz legen, denn dieser bietet neben normalen Mitarbeiter-Schulungsvideos auch einen kompletten Ausbildungskurs an.

Man muss das Rad also auch hier nicht immer neu erfinden, sondern kann sich durchaus auch Assets einkaufen und auf diesen aufbauen.

Wie gestalte ich den Übergang vom Azubi zum Mitarbeiter?

Jetzt haben wir viel darüber gesprochen, wie wir die Ausbildung als solche besser gestalten können, aber am Ende geht es natürlich vor allem darum, dass die Azubis nach der Ausbildung auch bleiben.

Wie schaffen wir also einen möglichst reibungslosen Übergang vom Azubi zum Mitarbeiter?

Hierzu habe ich folgende These:

Wenn ihr eure Azubis von Anfang an wie vollwertige Teammitglieder behandelt und diese ordentlich ausbildet, dann wird die Übernahme fast zum Selbstläufer!

Gerade wenn bei euch in der Kanzlei alles so geil organisiert ist und sich derjenige im Team wohlfühlt – warum sollte der Azubi nach der Ausbildung dann wechseln wollen?

Wichtig ist in dem Fall nur, dass du bei den guten Azubis so schnell wie möglich „den Deckel draufmachst“ und frühzeitig signalisierst, dass du diese übernehmen möchtest.

Die Anstrengungen, nach möglichen Alternativen Ausschau zu halten, werden sich dann stark in Grenzen halten.

Probleme gibt es in der Praxis vor allem in den Fällen, wenn die Azubis in den Kanzleien permanent nur die „Idiotenaufgaben“ zugeschustert bekommen.

Der Sprung zum „vollwertigen Teammitglied“ ist dann enorm und viele wechseln allein schon deshalb irgendwann, weil sie das Gefühl haben, dass sie sonst in ihrer Kanzlei der „ewige Azubi“ bleiben.

Selbst schuld!

Suche die richtigen Azubis aus und behandle diese ordentlich, denn dann steht auch einer langfristigen Zusammenarbeit nichts im Weg!

Gehalt nach der Ausbildung

Zum Schluss wollen wir noch über einen Knackpunkt sprechen – das Gehalt nach der Ausbildung.

Es ist kein Geheimnis, dass gerade die Nachwuchskräfte ihren Marktwert kennen, denn schon während der Berufsschule oder des Studiums wird den Leuten klargemacht, dass sie ähnlich begehrt sind wie das Toilettenpapier während der Corona-Pandemie.

Für dich heißt es dann tief schlucken, denn die Gehaltsforderungen haben es mitunter in sich!

Viele Kanzleien befinden sich deshalb in folgendem Dilemma:

Entweder sie gehen die Gehaltsforderungen nicht mit und laufen Gefahr, die Azubis nach drei Jahren Aufwand an die Konkurrenz zu verlieren oder sie gehen diese mit und riskieren, das interne Gehaltsgefüge zu sprengen.

Es ist deshalb so sicher wie das Amen in der Kirche, dass sich die Gehaltsbänder in den Kanzleien in den nächsten Jahren massiv nach oben entwickeln werden!

Folglich wird es auch kein Automatismus mehr sein, dass dir als Steuerberater der Erfolg förmlich zufliegt und am Ende noch jede Menge Geld bei dir hängen bleibt.

Es wird von Jahr zu Jahr wichtiger werden, die eigene Kanzlei wirtschaftlich zu führen, einen ordentlichen Mandantenstamm zu haben und Honorare aufzurufen, die mitunter deutlich höher sind als deine heutigen.

Machst du das nicht, werden dich andere Kanzleiinhaber über kurz oder lang nur noch im Rückspiegel betrachten und dich in allen Belangen gnadenlos abhängen!

Schau dir zu diesem Thema auch gerne meinen Vortrag von einem unserer letzten Kundenevents an, in dem ich allgemein über die steigenden Gehälter in der Branche und den sich daraus ergebenden Handlungsempfehlungen spreche.

Fazit

Du siehst, das Thema Ausbildung ist sehr komplex, aber für die allermeisten Kanzleien und natürlich auch für die Branche als solche mittel- und langfristig kriegsentscheidend.

Dieser Blogbeitrag konnte dir sicherlich viele wertvolle Impulse liefern, aber diese bringen dir natürlich nur etwas, wenn du das Ganze auch erfolgreich in die Praxis überführst.

Nimm also das Thema Ausbildung ernst und füge das Ganze vor allem zu einer sinnvollen Gesamtstrategie zusammen.

Die tollste Ausbildung wird dir nämlich wenig bringen, wenn du auf Dauer keine wettbewerbsfähigen Gehälter zahlen kannst.

Konkret bedeutet das, dass du dich auch mit deinem Mandantenstamm, deinen Honoraren sowie deinen Prozessen auseinandersetzen musst.

Vor allem aber musst du dir überhaupt erst mal die Zeit freischaufeln, um an solchen Themen arbeiten zu können.

Erstickst du stattdessen in operativer Arbeit und reibst dich ständig nur auf, wirst du all diese Herausforderungen nicht lösen können und gegenüber den anderen Kanzleien auf Dauer den Kürzeren ziehen.

Das ist keine Panikmache, sondern die logische Konsequenz, wenn du eins und eins zusammenzählst!

Deshalb mein bester Tipp zum Schluss:

Absolviere unseren kostenlosen Kanzleicheck und lass uns gemeinsam schauen, wie eine solche Gesamtstrategie für dich aussehen kann:

Viel Erfolg und hoffentlich bis bald!

Dein Michael von Kanzleibooster

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Wie lange dauert eine Zusammenarbeit und wie viel Zeit muss ich einplanen?

Je nach Programm ist die Zusammenarbeit initial auf 6 oder 12 Monate ausgelegt. Der Großteil unserer Kunden arbeitet jedoch weit über diesen Zeitraum hinaus mit uns zusammen, weil sich die Zusammenarbeit mit uns bewährt hat.

Wenn du im Durchschnitt rund zwei Stündchen pro Woche investieren kannst, wirst du schnell spürbare Ergebnisse erzielen. Urlaub, Krankheit oder besonders arbeitsreiche Phasen – all das haben wir bei unserer Planung bereits berücksichtigt.

Kurz gesagt: Zeitlich ist das für jeden machbar. Wie eine Zusammenarbeit mit uns konkret aussieht, erfährst du hier.

Kann jeder Steuerberater bei euch Kunde werden oder lehnt ihr bestimmte Anfragen ab?

Wir arbeiten grundsätzlich mit Kanzleien zusammen, die maximal 3 Partner und maximal 50 Mitarbeiter haben. Bei größeren Strukturen sind Entscheidungswege oft zu lang und die Umsetzung zu zäh – das bremst den gemeinsamen Fortschritt.

Wenn eure Kanzlei größer ist und ihr dennoch mit uns zusammenarbeiten möchtet, freuen wir uns darauf, vom Gegenteil überzeugt zu werden.

Außerdem sind wir mit allen unseren Kunden per Du. Wer damit nicht einverstanden ist, passt schlicht nicht zu uns. Genauso erwarten wir eine echte Offenheit und die ernsthafte Bereitschaft, die eigene Kanzlei weiterzuentwickeln.

Mit welchem finanziellen Invest muss ich rechnen?

Was würde es kosten, wenn wir bei dir Mandant werden würden? Das käme vermutlich auf verschiedene Faktoren an – genauso ist es auch bei uns.

Wir können dir aber bereits am Ende des Auswertungsgesprächs und damit noch vor unserem Strategiegespräch einen konkreten Fixpreis nennen.

Was wir dir jetzt schon sagen können: Wir nehmen ordentliche Honorare, so wie wir es auch unseren Kunden empfehlen. Du müsstest allerdings schon aktive Arbeitsverweigerung betreiben, um dein Invest nicht locker wieder hereinzuholen.

Wer unser Honorar nicht stemmen kann, hat zudem ganz andere Probleme.

Warum muss ich erst den Online-Kanzleicheck absolvieren, um einen Termin mit euch zu buchen?

Der Online-Kanzleicheck dauert rund 10 Minuten und ermöglicht es uns, uns gezielt auf das Gespräch mit dir vorzubereiten. So können wir individuell auf deine Situation eingehen und dir bereits beim ersten Gespräch echten Mehrwert liefern – statt allgemeine Fragen zu stellen, die wir uns sparen können.

Falls du den Kanzleicheck bereits vor einigen Monaten ausgefüllt hast, bitten wir dich, ihn erneut durchzuführen – so können wir sicherstellen, dass wir mit deinem aktuellen Stand arbeiten.

Hier geht's zum kostenlosen Online-Kanzleicheck.

Wo kann ich mir Referenzen von euch ansehen?

Viele Anbieter werben mit hunderten von Kunden – und zeigen dann gerade mal lächerliche drei Referenzen auf ihrer Website.

Bei uns hingegen kannst du dir über 100 Video-Testimonials von unseren Kunden ansehen. Das ist besonders bemerkenswert, denn Steuerberater stehen nicht gerade im Ruf, besonders gerne vor der Kamera zu sprechen.

Überzeug dich hier selbst – alle Kundenstimmen auf einen Blick.

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