Der Erfolgsfaktor Nummer 1 für Steuerkanzleien 2024

Autor: Michael Wohlfart

Datum: 11. Januar 2024

Du bist Steuerberater und denkst, dass das Jahr 2023 herausfordernd für dich war? Dann warte mal ab, was 2024 auf dich und die Branche zukommt!

Bevor wir jedoch in die Tiefe gehen, möchte ich betonen, dass mein Ziel keineswegs ist, Schwarzmalerei zu betreiben. Selbstverständlich besitze auch ich keine Glaskugel, aber für meine weiteren Ausführungen muss man nur eins und eins zusammenzählen können.

Ebenfalls möchte ich vorwegschicken, dass dieser Blogbeitrag nicht für diejenigen gedacht ist, die sich gerne in Selbstmitleid suhlen und seit Jahren über ihre vermeintlich schwierige Lage klagen, ohne aktiv Schritte zur Verbesserung zu unternehmen. Diesen Erfolgsverweigerern möchte ich kein zusätzliches Futter liefern.

Nun aber zu meiner Prognose:

Die Kanzleilandschaft 2024 wird einer Pool-Party gleichen, die außer Kontrolle geraten ist. Viele Steuerberater sind panisch am Schwimmen und halten sich gerade noch so mit letzter Kraft über Wasser, während andere schon längst abgesoffen sind. Wiederum andere sitzen völlig tiefenentspannt auf ihrer Liege am Beckenrand, schlürfen genüsslich ihren Cocktail und beobachten interessiert das bunte Treiben.

Welcher Gruppe wirst du angehören? Die Entscheidung liegt ganz bei dir!

Die Ausgangslage – die Arbeitsbelastung nimmt zu

Du denkst, das Schlimmste sei bereits vorbei?

Zugegeben, die gefühlt tausend Sonderaufgaben neigen sich langsam dem Ende und wir haben jetzt „nur noch“ die Corona-Schlussabrechnungen bis zum 31.03.2024 vor der Brust.

Aber ist dem wirklich so?

Die Bundesregierung strauchelt, die Bevölkerung ist zunehmend verunsichert und auch die Wirtschaft stimmt in einigen Branchen bereits die Klagelieder an.

Schwer vorstellbar, dass da nicht bald wieder eine neue Sau durchs Dorf getrieben wird.

Und dann wäre da noch die Grundsteuer – sollte das Bundesverfassungsgericht in Karlsruhe die Reform kippen, heißt es vielleicht schon bald: „Rücken Sie zurück auf Los und ziehen Sie keine 4.000 Mark ein!“.

Aber genug der Spekulation, hin zu den Fakten:

Sehr viele Kanzleien hatten größte Mühe, die Steuererklärungen für 2021 fristgerecht zum 31.08.2023 einzureichen.

Wie soll das jetzt erst werden, wenn die Frist um einen Monat nach vorne rückt und die Steuererklärungen für 2022 bereits zum 31.07.2024 eingereicht werden müssen?

Wohlgemerkt reden wir hier nur von den gesetzlichen Fristen. Darüber hinaus gibt es jedoch vielleicht noch so etwas wie einen Selbstanspruch.

Ist es wirklich ein Grund, sich auf die Schulter zu klopfen, wenn man dem Mandanten 1,5 Jahre alte Zahlen präsentiert?

Wohl kaum!

Das dürfte weder in deinem noch im Sinne deiner Mandanten sein.

Insbesondere deine A-Mandanten wollen keinen „Deklarations-Steuerberater“ an ihrer Seite haben, sondern einen verlässlichen Partner, der sie proaktiv berät und als unternehmerischer Sparringspartner agiert.

Wie willst du dich aber um die „Kür“ kümmern, wenn du und dein Team mit der „Pflicht“ schon überfordert seid?

So ist es kein Wunder, dass die Unzufriedenheit unter den Mandanten spürbar zunimmt.

Die Rückfragen und Beschwerden häufen sich und wenn es mal so etwas wie ein systematisches Abarbeiten gab, so weicht dieses mehr und mehr dem Prinzip „Wer am lautesten schreit, wird bedient“.

Wenn dir diese Situation vertraut vorkommt, dann steckst du mitten in einem Teufelskreis, der – sofern du keine Gegenmaßnahmen einleitest – von Monat zu Monat mehr Fahrt aufnimmt.

Der Teufelskreis ist voll im Gange – die Mitarbeiter pfeifen aus den letzten Löchern

Steuerkanzlei Teufelskreis Arbeitsbelastung

Die Steuerberaterbranche war schon eh und je von Fristen geprägt.

Bei vielen ist mittlerweile jedoch der Punkt erreicht, an dem sie das Gefühl haben, ihrer Arbeit nicht mehr Herr zu werden.

Die Arbeitsberge werden immer größer, die To-do-Listen immer länger und die Zündschnur aller Beteiligten immer kürzer.

Stress und Unzufriedenheit sind die Folge und so ist es keine Überraschung, dass in diesem Szenario auch Krankheit und Abwanderungsgedanken nicht mehr weit entfernt sind.

Du kannst von Glück sagen, dass die Menschen in der Steuerberaterbranche leidensfähig sind, aber irgendwann ist selbst hier das Maß voll!

Irgendwann ist es vorbei mit Zweckoptimismus und Stoßgebete Richtung Himmel schicken.

Deine Mitarbeiter erwarten von dir als Kanzleileitung Taten und nicht nur Lippenbekenntnisse oder bloße Absichtsbekundungen!

Ich bin als Kanzleiberater immer wieder erstaunt darüber, wie viele Steuerberater blauäugig darüber sinnieren, dass man nur noch 1-2 Mitarbeiter bräuchte und dann wäre die Welt angeblich wieder in Ordnung.

Was diejenigen nicht checken – wenn du dich in diesem skizzierten Abwärtsstrudel befindest, dann bist du deutlich näher dran, einen guten Mitarbeiter zu verlieren, als einen zu gewinnen!

Und wenn das passiert, nimmt der Teufelskreis erst richtig Fahrt auf. Die gleiche Arbeit muss dann auf noch weniger Schultern verteilt werden.

Die verbleibenden Mitarbeiter sind dann noch mehr angepisst (jedes andere Wort wäre beschönigt).

Da liegt es nahe, dass deine Mitarbeiter plötzlich etwas empfänglicher dafür werden, wenn die zahlreichen Kanzleien in der Umgebung per Werbeanzeigen über Social Media um sie buhlen oder sie von einem Headhunter umgarnt werden.

Du musst deshalb unbedingt raus aus diesem Teufelskreis – alles andere ist erst mal zweitrangig!

80 % Arbeitsauslastung – mehr darf es niemals sein!

Steuerkanzlei moderate Arbeitsauslastung

Um dem besagten Teufelskreis zu entkommen bzw. um in diesen gar nicht erst hineinzugeraten, ist es essenziell, dass die Arbeitsbelastung in deiner Kanzlei nicht über 80 % hinausgeht.

Bevor du jetzt aber mühsam auf akademischem Wege versuchst, die genaue Prozentzahl bei dir in der Kanzlei zu ermitteln, kannst du dich einfach an den folgenden Leitfragen entlanghangeln:

Seid ihr in der Kanzlei problemlos in der Lage…

…neue attraktive Mandanten anzunehmen und diese guten Gewissens zu betreuen?
…eure Bestandsmandanten proaktiv zu beraten?
…die Fristen entspannt zu halten?
…ungeplante Mitarbeiterabgänge oder längere -ausfälle zu kompensieren?
…euch regelmäßig fortzubilden?
…an strategischen Themen zu arbeiten und Prozesse zu optimieren?
…neue Mitarbeiter systematisch einzuarbeiten?

Wenn deine ehrliche Antwort auf die meisten dieser Fragen NEIN lautet, dann liegt eure aktuelle Arbeitsbelastung mit hoher Wahrscheinlichkeit (deutlich) über den empfohlenen 80 %!

In dem Fall MUSST du die Arbeitsbelastung so schnell wie möglich senken, denn sonst gefährdest du…

…deine Gesundheit und die deiner Mitarbeiter
…die Stimmung im Team
…die Qualität eurer Betreuung und damit den Erfolg eurer Mandanten
…deine Attraktivität als Arbeitgeber
…Innovationen in deiner Kanzlei
…die Zukunftsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit deiner Kanzlei
…dein Privatleben
…deine Motivation und deine Träume

Das Perfide ist – eine zu hohe Arbeitsauslastung gefährdet nicht nur einzelne dieser Punkte, sondern diese befeuern sich auch noch gegenseitig!

Ich hoffe deshalb, dass dir spätestens jetzt langsam klar wird:

Eine Arbeitsauslastung von maximal 80 % ist kein „nice to have“ Ziel!

Wenn du dieses Ziel nicht erreichst, kannst du nahezu alle anderen deiner Ziele knicken. Stattdessen bist du dazu verdammt, den lieben langen Tag Feuerwehrmann zu spielen und Mangelverwaltung zu betreiben.

So wirst du niemals deine Kanzlei entspannt führen können!

Immer mehr Kanzleien werden systematisch abgehängt

Sollte dir bislang beim Lesen dieses Textes bereits ein wenig mulmig geworden sein, so muss ich dich vorwarnen…

…mir bleibt nämlich nichts anderes übrig als den Finger noch etwas tiefer in die Wunde zu legen!

Seit Jahren beobachten wir folgendes Spiel:

Sehr viele Kanzleileitungen kommen aufgrund der hohen Arbeitsdichte ihrem eigentlichen Job nicht mehr nach.

Nach unserem Verständnis besteht die Kernaufgabe der Kanzleileitung nämlich darin, die Kanzlei zu führen. Darunter fallen unter anderem folgende Aufgaben:

Strategien entwickeln
Prozesse implementieren, optimieren und controllen
Mittelbau schaffen, um die Kanzlei unabhängiger von der eigenen Person zu machen
Wirtschaftlichkeit steigern (Honorarmanagement, Controlling, bessere Mandanten etc.)
Marketing
Schulungssysteme entwickeln
Arbeitgeberattraktivität erhöhen
Zukunftsfähigkeit sicherstellen (Digitalisierung vorantreiben, neue Geschäftsfelder erschließen, frühzeitige Nachfolgeregelung etc.)
Und vieles mehr!

Stattdessen spielen die meisten Steuerberater jedoch nach wie vor den lieben langen Tag „Oberster Sachbearbeiter“.

Statt AN der Kanzlei zu arbeiten, wird IN der Kanzlei geackert. Die Mandanten werden bespaßt, Abschlüsse werden geballert und im schlimmsten Fall muss die Kanzleileitung sogar noch bei der Fibu oder den Löhnen mit anpacken.

Jetzt wird es aber noch perfider!

Wir stellen immer wieder fest, dass Steuerberater, die sich in dieser Situation befinden, entweder komplett resignieren und sich ihrem vermeintlichen Schicksal ergeben oder aber, dass diese sich überhaupt nicht mehr vorstellen können, dass es auch anders geht.

Wie oft haben wir schon so Aussagen gehört, wie „Das geht allen Kanzleien so, da kann man nichts machen!“.

Und genau das ist ein riesengroßer Bullshit!

Du erinnerst dich an diejenigen in unserer Metapher, die völlig tiefenentspannt auf ihrer Liege am Beckenrand liegen, genüsslich ihren Cocktail schlürfen und interessiert beobachten, wie die anderen gerade am Absaufen sind?

Von diesen Kanzleien gibt es deutlich mehr, als du denkst!

Wenn es jetzt um einen puren Vergleich ginge, dann wäre das alles halb so wild. Schließlich ist auch der Multimillionär im Vergleich zu einem Elon Musk nur ein armer Schlucker.

Nur weil es anderen Menschen vermeintlich besser geht, geht es dir faktisch nicht schlechter, nicht wahr?

In diesem Fall ist das jedoch leider ein Trugschluss!

Auch die kuschelige Steuerberaterbranche muss allmählich anerkennen, dass die Kanzleien untereinander in einem Wettbewerb stehen.

Die Top-Kanzleien dominieren den (Arbeits-)Markt!

Wir kennen genügend Kanzleiinhaber, die in der Woche 20 Stunden und mehr AN ihrer Kanzlei arbeiten.

Wenn es bei dir beispielsweise vielleicht gerade mal 2 Stunden pro Woche sein sollten, so heißt das bei 46 Arbeitswochen, dass du mit 92 zu 920 den Kürzeren ziehst!

Gesetz dem Fall, diejenigen machen nicht alles falsch, wird das dazu führen, dass du gnadenlos outperformt wirst.

Konkret bedeutet das, dass die Top-Kanzleien im Vergleich zu dir…

…mehr Zeit,
…mehr Geld,
…bessere Mandanten,
…bessere Prozesse und
…bessere Mitarbeiter

haben werden.

Mit den ersten vier Punkten könntest du vielleicht noch leben, aber da die Mitarbeiter in der Steuerberaterbranche den absoluten Engpass darstellen, machst du dich genau in diesem elementaren Bereich verwundbar!

Denken wir nämlich weiter, so führt das bisher Geschilderte dazu, dass die Top-Kanzleien im Vergleich zu dir…

…mit einem entspannteren Arbeitsumfeld trumpfen,
…mit besseren und moderneren Prozessen sowie attraktiveren Mandanten punkten,
…deutlich höhere Gehälter aufrufen,
…zig Stunden und etliche tausend Euro in ihren Außenauftritt und ausgeklügelte Recruiting-Kampagnen investieren,
…eine schnellere und bessere Einarbeitung sicherstellen und
…Mitarbeiter länger binden können.

Was bleibt da noch für dich?

Hart formuliert nur noch die „Resterampe“, also die Kandidaten am Arbeitsmarkt, die niemand anderes haben möchte!

Die Schere zwischen den Top-Kanzleien und dem Rest wird deshalb in den nächsten Jahren zwangsläufig immer weiter auseinandergehen.

Das ist keine Spekulation, sondern nach logischen Gesichtspunkten so sicher, wie das Amen in der Kirche!

Und spätestens jetzt sollte auch dem Letzten klar werden, dass in 5-10 Jahren keiner mehr in einer solchen Kanzlei arbeiten und erst recht niemand eine solche kaufen möchte!

Wenn du folglich jetzt nicht langsam aktiv wirst, dann ist es irgendwann zu spät!

Was solltest du jetzt tun?

Steuerberater nächste Schritte analysieren

Du weißt jetzt, dass die Situation ernst ist. Sie ist aber auch nicht hoffnungslos, wenn du jetzt die richtigen Maßnahmen ergreifst und das Ruder herumreißt!

Zunächst mal gilt es jedoch folgende Fakten anzuerkennen:

Jammern ist pure Zeitverschwendung und wird dein Problem nicht lösen.
Panik ist ein schlechter Ratgeber, denn das führt nur zu Aktionismus.
Einfach weitermachen wie bisher, ist keine Option, denn dein bisheriges Handeln ist exakt der Grund dafür, warum du überhaupt in diese Schieflage geraten bist.
Es handelt sich um kein Problem, das man mal „wenn Zeit ist“ oder in einigen Monaten oder einem Jahr angehen sollte. Es ist Gefahr in Verzug, der richtige Zeitpunkt ist gestern!
Es ist ein Irrglaube, wenn du dir einbildest, dass du genau wüsstest, was jetzt zu tun ist. Wenn dem wirklich so wäre, hättest du das schon längst gemacht!

In der Praxis müssen wir immer wieder beobachten, dass es vielen Kanzleiinhabern an strategischem Weitblick und an der Umsetzungsdisziplin fehlt.

Und als wäre das nicht genug, kommt noch die eigene Betriebsblindheit obendrauf.

In der Folge werden deshalb gar keine Maßnahmen ergriffen oder die absolut falschen.

Oder um es zu präzisieren: Die richtigen Maßnahmen, aber zum völlig falschen Zeitpunkt!

Du darfst jetzt aber nicht auf gut Glück agieren!

Wenn du erfahren würdest, dass du irgendwo in deinem Körper Krebs hast, dann würdest du auch nicht einfach einen Arzt wild drauf losschnippeln lassen, oder?

Ihr würdet erst mal versuchen, den Krebs zu lokalisieren, dann gezielte Maßnahmen überlegen und diese schlussendlich so schnell wie möglich in die Wege leiten.

Ein ähnliches Vorgehen ist auch jetzt in deiner Situation gefragt!

Finde jetzt die für dich passenden Maßnahmen mit Hilfe unseres kostenlosen Online-Kanzleichecks heraus

Steuerberater kostenloser Online-Kanzleicheck

Probleme dieser Art zu lösen, ist für uns wie „Malen nach Zahlen“. Da wir bei Kanzleibooster seit Jahren den lieben langen Tag nichts anderes machen, wissen wir genau, wo wir je nach individueller Ausgangslage anpacken müssen.

Doch auch wenn wir nachweislich die besten Kundenergebnisse abliefern, wissen wir, dass sich immer noch viele scheuen, Kontakt mit uns aufzunehmen.

Mögliche Gründe: Unwissenheit, Scham, falsches Ego, Geiz, Skepsis, schlechte Erfahrungen mit anderen Dienstleistern in der Vergangenheit oder schlichtweg, weil einigen unser Auftreten zu provokant ist.

Genau deshalb haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir die Hemmschwelle herabsetzen und obendrein noch mehr Steuerberatern helfen können.

Du kannst einfach unseren kostenlosen Online‒Kanzleicheck durchführen!

Unser Online-Kanzleicheck führt dich durch rund 30 Multiple-Choice-Fragen und nimmt weniger als 10 Minuten in Anspruch.

Das Geniale ist:

Nachdem wir geprüft haben, dass es sich um keinen Fake-Eintrag handelt, bekommst du von uns per E-Mail eine umfassende Analyse als PDF-Datei (rund 35 Seiten, ist von Fall zu Fall unterschiedlich) zugesendet.

Es handelt sich hierbei um eine komplett auf dich zugeschnittene individuelle Auswertung, die messerscharf deine Stärken und Schwächen aufzeigt und dir die jeweils für dich passenden Handlungsvorschläge an die Hand gibt.

Da es nahezu unendlich viele Antwortkombinationen gibt, gleicht keine Analyse der anderen.

Sofern du möchtest, führen wir mit dir im Anschluss auch ein kostenloses Auswertungsgespräch, um noch mal intensiver in die einzelnen Handlungsempfehlungen einzutauchen.

Das ist aber komplett dir überlassen!

So oder so wird dir unser Online-Kanzleicheck dabei helfen, die richtigen Handlungsfelder zu identifizieren.

Du kannst so sicherstellen, dass du die Probleme bei der Wurzel packst und dich nicht mit der Bekämpfung von Symptomen aufreibst.

Fazit

Viele Steuerkanzleien befinden sich aktuell am Scheideweg.

Die Entwicklungen auf allen Ebenen werden immer rasanter und viele Steuerberater sind gerade dabei, den Anschluss zu verlieren, weil sie zu sehr im operativen Tagesgeschäft eingespannt sind und keine Zeit finden, um AN der Kanzlei zu arbeiten.

Auch an den Mitarbeitern geht die immense Arbeitsbelastung nicht spurlos vorbei. Sie kommen nicht mehr hinterher, verspüren immer mehr Druck und Frust macht sich breit.

Die Situation gleicht einem Pulverfass!

Der Erfolgsfaktor Nummer 1 für das Jahr 2024 wird deshalb sein, die Arbeitsauslastung in der Kanzlei auf maximal 80 % zu bekommen.

Bei einer Arbeitsauslastung von 80 % kommt keine Langeweile auf, alle sind noch fleißig und haben gut zu tun und spannenderweise seid ihr nachweislich sogar wirtschaftlicher unterwegs als bei einer Vollauslastung.

Es bleibt genügend Puffer für…

…spannende neue Mandatsanfragen
…eine proaktive Beratung der Bestandsmandanten
…das Vorantreiben der Digitalisierung
…die Optimierung von Prozessen
…unvorhergesehene Ereignisse
…die strategisch nächsten Schritte

Es liegt also vollkommen an dir, ob ihr euch in eine Aufwärts- oder eine Abwärtsspirale begebt.

Handle also jetzt, bevor es zu spät ist!

Wenn wir dir dabei unter die Arme greifen sollen oder du unsicher sein solltest, was jetzt zu tun ist, dann suche gerne den direkten Kontakt zu mir oder meinem Team!

Wir freuen uns, von dir zu hören!

Dein Michael von Kanzleibooster

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Je nach Programm ist die Zusammenarbeit initial auf 6 oder 12 Monate ausgelegt. Der Großteil unserer Kunden arbeitet jedoch weit über diesen Zeitraum hinaus mit uns zusammen, weil sich die Zusammenarbeit mit uns bewährt hat.

Wenn du im Durchschnitt rund zwei Stündchen pro Woche investieren kannst, wirst du schnell spürbare Ergebnisse erzielen. Urlaub, Krankheit oder besonders arbeitsreiche Phasen – all das haben wir bei unserer Planung bereits berücksichtigt.

Kurz gesagt: Zeitlich ist das für jeden machbar. Wie eine Zusammenarbeit mit uns konkret aussieht, erfährst du hier.

Kann jeder Steuerberater bei euch Kunde werden oder lehnt ihr bestimmte Anfragen ab?

Wir arbeiten grundsätzlich mit Kanzleien zusammen, die maximal 3 Partner und maximal 50 Mitarbeiter haben. Bei größeren Strukturen sind Entscheidungswege oft zu lang und die Umsetzung zu zäh – das bremst den gemeinsamen Fortschritt.

Wenn eure Kanzlei größer ist und ihr dennoch mit uns zusammenarbeiten möchtet, freuen wir uns darauf, vom Gegenteil überzeugt zu werden.

Außerdem sind wir mit allen unseren Kunden per Du. Wer damit nicht einverstanden ist, passt schlicht nicht zu uns. Genauso erwarten wir eine echte Offenheit und die ernsthafte Bereitschaft, die eigene Kanzlei weiterzuentwickeln.

Mit welchem finanziellen Invest muss ich rechnen?

Was würde es kosten, wenn wir bei dir Mandant werden würden? Das käme vermutlich auf verschiedene Faktoren an – genauso ist es auch bei uns.

Wir können dir aber bereits am Ende des Auswertungsgesprächs und damit noch vor unserem Strategiegespräch einen konkreten Fixpreis nennen.

Was wir dir jetzt schon sagen können: Wir nehmen ordentliche Honorare, so wie wir es auch unseren Kunden empfehlen. Du müsstest allerdings schon aktive Arbeitsverweigerung betreiben, um dein Invest nicht locker wieder hereinzuholen.

Wer unser Honorar nicht stemmen kann, hat zudem ganz andere Probleme.

Warum muss ich erst den Online-Kanzleicheck absolvieren, um einen Termin mit euch zu buchen?

Der Online-Kanzleicheck dauert rund 10 Minuten und ermöglicht es uns, uns gezielt auf das Gespräch mit dir vorzubereiten. So können wir individuell auf deine Situation eingehen und dir bereits beim ersten Gespräch echten Mehrwert liefern – statt allgemeine Fragen zu stellen, die wir uns sparen können.

Falls du den Kanzleicheck bereits vor einigen Monaten ausgefüllt hast, bitten wir dich, ihn erneut durchzuführen – so können wir sicherstellen, dass wir mit deinem aktuellen Stand arbeiten.

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