Du bist Steuerberater und denkst darüber nach, in deiner Kanzlei eine 4-Tage-Woche einzuführen?
Dann bist du in guter Gesellschaft, denn immer mehr Kanzleiinhaber gehen mit diesem Gedanken schwanger oder haben bereits eine 4-Tage-Woche in der Kanzlei eingeführt.
Und warum?
Meistens wird hier etwas von Work-Life-Balance, zufriedeneren Mitarbeitern oder höherer Produktivität schwadroniert.
In meiner Wahrnehmung sind das jedoch größtenteils Worthülsen und reine Lippenbekenntnisse!
Die wahren Gründe liegen in aller Regel tiefer…
Menschen entscheiden emotional und begründen diese im Anschluss rational.
Die wahren Gründe, warum die 4-Tage-Woche eingeführt wird
Wenn wir von wenigen Ausnahmen absehen, lassen sich aus meiner Sicht psychologisch gesehen drei Hauptmotive für die Einführung der 4-Tage-Woche festmachen:
Motiv 1: Sehnsucht
Viele Kanzleileitungen reiben sich seit Jahren auf. 50, 60, 70 oder mehr Stunden in der Woche sind keine Seltenheit.
Die Wochenenden sind häufig rar gesät und selbst der eigene Urlaub ist allzu oft mit einem schlechten Gewissen verbunden.
Wäre es da nicht viel schöner, nur noch vier Tage zu arbeiten und endlich wieder mehr Zeit für sich, seine Hobbys und die Familie zu haben?
Wenn Menschen unglücklich sind, neigen sie gedanklich gerne zum anderen Extrem.
Wer in einer unglücklichen Beziehung ist, denkt daran, wie schön doch das Single-Leben sein könnte. Keine Verpflichtungen, mehr Zeit für sich, reichlich Optionen.
Wer hingegen unglücklicher Single ist, stellt sich vor, wie schön es doch wäre, Hand in Hand Richtung Sonnenuntergang zu spazieren oder gemeinsam miteinander einzuschlafen.
Das gleiche Spiel kannst du zumindest phasenweise auch bei Eltern und Kinderlosen beobachten.
Oder noch trivialer: Frauen mit glatten Haaren machen sich gerne Locken, während Frauen mit Locken ihre Haare glätten (muss man nicht verstehen, ist aber so).
Das Gras ist auf der anderen Seite eben immer grüner!
Motiv 2: Aus der Masse hervorstechen und Anerkennung haben wollen
Ich kenne einige Steuerberater, die von ihren Berufskollegen regelrecht verehrt werden.
Wahre Rockstars, die die Steuerberaterbranche revolutionieren, Trends setzen und bei Innovationen immer ganz vorne mit dabei sind.
Hier scheint immer alles perfekt zu laufen und als Außenstehender fragt man sich schnell mal, warum bei denen immer alles so spielend läuft und man selbst vermeintlich nichts gebacken bekommt.
Das Problem ist jedoch:
In vielen Fällen ist das alles mehr Schein als Sein!
Nach außen wird ein Kunstbild geschaffen, die Wahrheit bis zur Unkenntlichkeit gebogen und die Schattenseiten nahezu gänzlich verschwiegen.
Glaub mir, als Kanzleiberater sieht man vieles und bekommt noch viel mehr mit!
Zum Glück sind nicht alle Fake und es gibt durchaus sehr gute Vorbilder, aber ich will damit nur zum Ausdruck bringen, dass du von außen oftmals nicht erkennst, an wem du dich orientieren und von wem du am besten ganz viel Abstand halten solltest.
Diese Fake-Rockstars sind zwar erfolgreich, aber sie spielen nach ihrer eigenen Währung: Likes, Kommentare, Speaker-Auftritte, Bekanntheit, Schulterklopfer.
In den restlichen Kategorien würdest du zumeist nicht mit denen tauschen wollen, so viel kann ich dir garantieren!
Und jetzt versetze dich mal in die Lage von so jemandem hinein:
Was kann es denn Geileres geben, als all den Berufskollegen, die in Arbeit ersticken, zu zeigen, dass man das alles selbst in lächerlichen vier Tagen gewuppt bekommt?
Die Postings kann man sich schon ausmalen: Alle sind viel produktiver, die Mitarbeiter lieben ihren Chef, die Bewerber stehen Schlange, wunderschöne Kurzurlaube bla bla bla…
Hier ist Vorsicht geboten und vor allem – abrechnen können wir gerne mal nach drei Jahren, aber nicht zwei Monate nach der Einführung!
Motiv 3: Wettbewerbsvorteile am Arbeitsmarkt erhaschen wollen
Kommen wir aus meiner Sicht zum Hauptmotiv, warum viele Steuerberater über die Einführung der 4-Tage-Woche nachdenken:
Vielen geht der Ar*** auf Grundeis, weil sie weit und breit kein Personal finden.
Die Kanzleileitungen werden deshalb immer kreativer oder agieren – je nach Blickwinkel – immer mehr aus der puren Verzweiflung heraus.
Die Kanzleien überbieten sich gegenseitig in Sachen Gehalt, die Liste der Benefits ist mittlerweile länger als so manche Einkaufsliste und auch in Sachen Homeoffice-Möglichkeiten kann man ein regelrechtes Wettrüsten am Markt beobachten.
Neue Wettbewerbsvorteile müssen her!
Da Work-Life-Balance und die Generation Z in aller Munde sind, was läge da jetzt näher, als eine 4-Tage-Woche in der Kanzlei einzuführen?
Wenn ich woanders fünf Tage arbeiten muss, um meine Brötchen zu verdienen und du bietest mir das gleiche Geld für vier Tage an, dann komme ich selbstverständlich zu dir, oder?
Ganz so einfach ist das leider nicht, aber das schauen wir uns noch in Ruhe an.
Zwischenfazit
Bevor wir die Praktikabilität der 4-Tage-Woche in der Tiefe beleuchten, sollten wir zunächst folgendes festhalten:
Es gibt nach meinem Kenntnisstand keine Steuerkanzleien, die seit mehreren Jahren eine 4-Tage-Woche haben oder ein noch progressiveres Arbeitszeitmodell praktizieren und gleichzeitig mit ihrer Kanzlei wirtschaftlich erfolgreich sind.
Ich will nicht ausschließen, dass es in Deutschland vielleicht doch irgendwo vereinzelt Kanzleien gibt, die beide Kriterien erfüllen, aber wir reden definitiv von keinem Massenphänomen.
Alles, was du aktuell über Social Media präsentiert bekommst, sind deshalb bestenfalls Momentaufnahmen und bei diesen kannst du dir noch nicht mal sicher sein, inwieweit sich diese mit der Realität decken.
Wie bereits erwähnt, entscheiden Menschen emotional und begründen ihre Entscheidung im Nachgang rational.
Entscheidend sind also erst mal die Motive und nicht das, was jemand mit gut überlegten Worten nach außen transportiert.
Das Motiv der Sehnsucht ist in aller Regel ein schlechter Ratgeber, weil wir hier gerne mal versuchen, vom einen Extrem ins andere zu gehen, ohne dass die notwendigen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Geht es dir wiederum nur um dein Geltungsbedürfnis, dann mache bitte keine halben Sachen. Führe am besten gleich die 3-Tage-Woche oder die 2-Tage-Woche ein, denn dann bist du auf alle Fälle der King of Currywurst in der Steuerberaterbranche!
Anhand meiner Wortwahl hörst du heraus, dass es sich aus meiner Sicht letztendlich nur in ganz wenigen Fällen lohnt, sich ernsthaft mit der 4-Tage-Woche auseinanderzusetzen:
Szenario 1:
Deine Kanzlei läuft bereits jetzt wie am Schnürchen und nahezu ohne dein Zutun. Außerdem geht es dir und deiner Kanzlei blendend.
Szenario 2:
Du versprichst dir durch die Einführung in der Kanzlei irgendwelche Vorteile, sei es, dass du leichter Personal findest oder du dir dadurch eine Verbesserung der Produktivität oder ähnliches erhoffst.
Schauen wir uns das Ganze also mal unter den letztgenannten Prämissen an!
Wie ist die 4-Tage-Woche überhaupt ausgestaltet?
Wir sprechen die ganze Zeit von der 4-Tage-Woche, aber wie ist diese hinsichtlich der Arbeitszeit überhaupt organisiert?
Modell 1: Reine Umverteilung der Arbeitszeit
Vorher: 40 Std. (Mo-Fr)
Nachher: 40 Std. (Mo-Do), gleiches Gehalt
Eher ein theoretisches Konstrukt, da 10h pro Arbeitstag bereits der gesetzlichen Höchstgrenze entsprechen, sodass man ständig Gesetzesverstöße oder Minusstunden hätte, wenn man nicht pünktlich „sticht“.
Modell 2: „Echte“ 4-Tage-Woche
Vorher: 40 Std. (Mo-Fr)
Nachher: 32 Std. (Mo-Do), gleiches Gehalt
Die wöchentliche Arbeitszeit wird bei vollem Lohnausgleich um 20 % (also einen vollen Tag) reduziert. Diesen Schritt wagen nur ganz wenige Kanzleien.
Modell 3: 4-Tage-Woche mit Kompromissen
Vorher: 40 Std. (Mo-Fr)
Nachher: 36 Std. (Mo-Do), gleiches Gehalt
Die wöchentliche Arbeitszeit wird teilweise reduziert und auf vier Tage verteilt. In der Praxis entscheiden sich die Kanzleiinhaber hier häufig für 36 Stunden, also 4 x 9 Std., üblicherweise von Montag bis Donnerstag.
Modell 4: Optionale 4-Tage-Woche (mit und ohne Kompromisse)
Vorher: 40 Std. (Mo-Fr)
Nachher: 32/36 Std. (Mo-Do oder Mo-Fr), gleiches Gehalt
Die wöchentliche Arbeitszeit wird bei vollem Lohnausgleich teilweise reduziert oder auch nicht und den Mitarbeitern ist freigestellt, ob sie vier oder fünf Tage in der Woche arbeiten. Die Kanzlei ist fünf Tage die Woche geöffnet. Dem Grunde nach handelt es sich hier also vielmehr um eine „Pseudo-4-Tage-Woche“.
Wir werden uns in der Folge intensiv mit Modell 3 befassen, also einer wöchentlichen Arbeitszeit von 36 Stunden, die auf vier Wochentage (Mo-Do) verteilt ist, weil dieses Modell am häufigsten in der Praxis anzutreffen und zumindest in Sachen Stundenzahl nicht allzu weit von einer normalen Vollzeit-Woche entfernt ist.
Rahmenbedingungen der 4-Tage-Woche auf den Punkt gebracht
Wie bereits erwähnt, gehen wir in der folgenden Betrachtung davon aus, dass wir es mit einer 36-Stunden-Woche zu tun haben. Die Arbeitszeit verteilt sich von Montag bis Donnerstag, freitags ist die Kanzlei geschlossen.
Zwar wird trotz geringerer Arbeitszeit das gleiche Gehalt gezahlt, aber zur Wahrheit gehört auch, dass die Arbeitsmenge in der Regel ebenfalls in gleichem Umfang bestehen bleibt.
Konkret bedeutet das, dass ausgehend von einer ursprünglichen 40-Stunden-Woche 10 % weniger Arbeitszeit für das eigene Aufgabenfeld zur Verfügung stehen.
Während sich bisher das Arbeitspensum auf fünf Tage verteilt hat, wird nun alles in vier Tage gepresst.
Wie du dir vorstellen kannst, zeigt sich auch das Finanzamt maximal unbeeindruckt von innovativen Arbeitszeitmodellen. Fristen müssen also dennoch eingehalten, Sonderaufgaben erledigt und Spitzenzeiten abgefangen werden, obwohl plötzlich jede Woche bei dir in der Kanzlei einer Osterwoche gleicht.
Aber das ist nicht alles!
Ich habe mir mal den Spaß gemacht und mir angeschaut, wie viele Feiertage 2024 bei uns in Rheinland-Pfalz von den Wochentagen auf Montag bis Donnerstag fallen.
Insgesamt bin ich hier auf neun Feiertage gekommen und je nach Kanzlei und vorherrschender Regelung bist du mitunter auch noch von Rosenmontag, Faschingsdienstag, Heiligabend und Silvester betroffen.
Faktisch hast du also mindestens 9x im Jahr eine 3-Tage-Woche, tendenziell eher öfter!
Ist bei einer 5-Tage-Woche jemand einen Tag krank oder ist in dieser Woche ein Feiertag, so fallen 20 % der wöchentlichen Arbeitszeit weg. Bei der 4-Tage-Woche sind es direkt 25 %!
Zur besseren Einordnung:
Wenn ich in der Vergangenheit als Mitarbeiter montags krank war, dann musste ich quasi innerhalb von vier Tagen den versäumten Output im Umfang von acht Stunden irgendwie wieder reinholen.
Im selben Beispiel sind es bei der 4-Tage-Woche stolze neun Stunden innerhalb von nur drei Tagen!
Ob das förderlich für die Genesung und die Gesundheit im Allgemeinen ist?
Du siehst, das klingt alles plötzlich schon nicht mehr ganz so chillig, aber das schauen wir uns noch genauer im Detail an!
Ein gewöhnlicher Arbeitstag im Rahmen der 4-Tage-Woche
Nur vier Tage arbeiten klingt erst mal cool, weil man direkt an die drei freien Tage denkt.
Aber wie sieht denn ein „normaler“ Arbeitstag im Rahmen unserer 4-Tage-Woche aus?
Neun Stunden Arbeitszeit am Tag bedeutet, dass jemand beispielsweise von 08:00-12:00 Uhr arbeitet, das Minimum von einer halben Stunde Pause macht und dann noch mal von 12:30-17:30 Uhr ran muss.
Machst du mal etwas früher Schluss oder verweilst etwas länger in der Mittagspause, bist du schnell im Minus.
Die Zeit an anderen Tagen wieder reinzuholen, ist aber gar nicht so einfach.
Arbeitest du nämlich länger als neun Stunden, bist du arbeitsrechtlich dazu verpflichtet, mindestens 45 Minuten Pause zu machen.
Mehr als eine Stunde kannst du aber ohnehin nicht wieder reinholen, weil das gesetzliche Maximum bei zehn Stunden täglich liegt.
Davon abgesehen ist es fraglich, ob du als Mitarbeiter noch länger im Büro bleiben willst oder familientechnisch überhaupt kannst, denn wenn wir einfach mal von einem einfachen Fahrtweg von 30 Minuten ausgehen, dann bist du selbst an einem normalen Arbeitstag mindestens 10,5 Stunden außer Haus und frühestens um 18:00 Uhr wieder zu Hause.
Mit der propagierten Work-Life-Balance sieht es dann eher bescheiden aus, zumindest, wenn man dann noch Familie, Sport, Hobbys usw. unter einen Hut bekommen möchte.
Früher oder später wird auch den Mitarbeitern auffallen, dass sie kaum noch zu Hause sind, sodass es so sicher wie das Amen in der Kirche ist, dass die Begehrlichkeiten in Sachen Homeoffice zwangsläufig noch weiter zunehmen werden.
Diesem Wunsch wirst du natürlich stattgeben, weil Work-Life-Balance und so…
Die Mitarbeiter sind dann noch seltener in der Kanzlei, was in aller Regel zu Reibungsverlusten in der Kommunikation führt und sich zumindest mal nicht positiv aufs Teamgefüge auswirkt.
Zudem wird man als Mitarbeiter im Homeoffice schnell feststellen, dass es ganz schön heftig ist, sich selbst neun Stunden lang zu disziplinieren, um seiner Arbeit zu frönen.
Du merkst, das klingt alles schon nicht mehr ganz so sexy, oder?
Machen 4 Stunden überhaupt einen Unterschied?
Ich höre immer wieder, dass die Mitarbeiter in vier Tagen genauso produktiv seien wie an fünf Tagen oder unterm Strich vielleicht sogar noch produktiver.
Diese Argumentation könnte man theoretisch durch das sogenannte Parkinsonsche Gesetz stützen, das besagt, dass man immer so lange Zeit für eine Aufgabe benötigt, wie einem Zeit zur Verfügung steht.
In gewissem Umfang mag das gelten, aber wie erklärt es sich dann, dass in den letzten Jahren trotz diverser Verschiebungen immer häufiger Fristen gerissen wurden?
Ich denke da deshalb aktuell weniger an das Parkinsonsche Gesetz, als vielmehr an das berühmte Tischtuch, das an allen Seiten zu kurz ist.
Es ist auf jeden Fall ein spannender Ansatz, sich als Kanzleiinhaber vors Team zu stellen und zu sagen, dass vier Stunden weniger fortan auch reichen, weil freitags zum Beispiel „eh kaum noch was geht“.
Als A-Mitarbeiter würde ich mich vor den Kopf gestoßen fühlen, weil ich selbstverständlich auch freitags Gas gebe und sogar schaue, dass ich noch möglichst viel vorm Wochenende abgearbeitet bekomme.
Als B- oder C-Mitarbeiter wiederum stimme ich der Aussage vielleicht sogar zu, weil ich unmittelbar vorm Wochenende tatsächlich nur noch mit Halbgas unterwegs bin.
Das Problem ist nur: Das geistige Herunterfahren wird dadurch nicht eliminiert, sondern lediglich einen Tag vorgezogen!
Produktivität im Rahmen der 4-Tage-Woche
Der entscheidende Punkt ist für mich jedoch ein anderer!
Wurde nicht jahrelang propagiert, dass Teilzeitkräfte im Vergleich zu Vollzeitkräften relativ gesehen deutlich produktiver seien?
Es gibt schließlich genügend Studien, die zu dem Ergebnis kommen, dass die Leistungsfähigkeit im Laufe des Tages abnimmt. Kürzere Arbeitstage seien deshalb unterm Strich produktiver.
Wenn dem so ist, warum sollte diese Logik denn ausgerechnet durch die 4-Tage-Woche ausgehebelt werden?
Zur Verdeutlichung:
Ich habe bislang vielleicht acht Stunden am Tag gearbeitet und war schon in dieser Zeit nicht durchgehend produktiv. Und jetzt soll ich plötzlich neun Stunden arbeiten und gleichzeitig sogar noch rechnerisch eine zehnte Stunde wieder reinholen, weil die Arbeitszeit von 40 Std. auf 36 Std. reduziert wurde.
Das ist absoluter Nonsens!
Das wird mir keiner seriös erklären können, warum durch elendig lange Arbeitstage die Produktivität plötzlich ansteigen sollte und daran ändert selbst die längere Erholungsphase am Wochenende nichts.
Ich gehe sogar noch weiter:
Jeder Mensch hat auf Tagesbasis ein gewisses Zeitfenster, in dem er zu absoluter Höchstleistung fähig ist und hochproduktiv sein kann.
Das ist wie der Pilz bei Mario Kart – der verleiht dir einen kurzzeitigen Boost, aber wenn du ihn nicht einsetzt oder dieser bereits verwendet wurde, dann geht es in normalem Tempo weiter.
Ich bin zum Beispiel in den frühen Morgenstunden eine absolute Maschine. Im späteren Verlauf des Tages ist meine Kreativität hingegen deutlich eingeschränkter und du wirst keine Meisterleistungen mehr von mir erwarten können.
Wenn du mir diese hochproduktive Zeit an einem Tag raubst, dann werde ich diese nicht einfach so an einem anderen Tag nachholen können.
Und so geht es jedem!
Eine 4-Tage-Woche für deine Mitarbeiter bedeutet also, dass diese nur noch vier hochproduktive Phasen in der Woche in die Kanzlei einbringen und nicht mehr fünf.
Auch das spricht massiv dafür, dass die Produktivität im Rahmen einer 4-Tage-Woche eher leidet!
Stressentwicklung im Rahmen der 4-Tage-Woche
Fassen wir noch mal kurz zusammen, was wir bisher im Zuge der 4-Tage-Woche herausgearbeitet haben:
- Die gleiche Arbeit muss in kürzerer Zeit erledigt werden
- Krankheitstage und Feiertage wiegen schwerer, weil absolut gesehen mehr Arbeitsstunden wegfallen
- Statt fünf hochproduktiven Phasen in der Woche stehen mir für meine Arbeit nur noch vier zur Verfügung
- Lange Arbeitstage schlauchen und sind nachweislich unproduktiver
- Das Privatleben unter der Woche kommt äußerst kurz und es ist schwer, Familie, Sport, Hobbys usw. unter einen Hut zu bekommen
- Muss man unter der Woche mal früher gehen, so ist es extrem schwierig, aus den Minusstunden wieder herauszukommen
Ziehen wir weitere Schlussfolgerungen:
- Die Mandantenkommunikation wird von fünf auf vier Tage konzentriert – bedeutet noch mehr Telefonate und E-Mails pro Tag
- Die Kanzleileitung ist nur noch vier Tage greifbar – die Fragen werden aber dadurch nicht weniger und die freien Zeitslots der Kanzleileitung nicht mehr
- Fallen Kollegen längere Zeit aus, so stellt sich die Frage, wer die Vertretung in den ohnehin schon vollgepackten Tagen noch unterbringen soll
- Entweder ich halte ab einer gewissen Uhrzeit nur noch Schwätzchen, weil meine Birne zu nichts anderem mehr in der Lage ist oder ich tausche mich kaum noch mit meinen Kollegen aus, weil ich nicht weiß, wie ich sonst meine Arbeit bewältigt bekommen soll
- Für Fortbildungen, interne Besprechungen, neue Prozesse usw. ist gefühlt überhaupt keine Zeit mehr
All das führt dazu, dass bei deinen Mitarbeitern vor allem eines aufkommt, nämlich Stress!
Ja, es mag geil sein, nur vier Tage die Woche arbeiten zu müssen, aber wenn du nicht MASSIV das Arbeitspensum nach unten fährst, erweist du aus meiner Sicht mittelfristig allen Beteiligten einen Bärendienst!
Wie verhält sich das eigentlich mit Teilzeitkräften in der 4-Tage-Woche?
Wir reden die ganze Zeit von Vollzeitkräften, obwohl diese in der Steuerberaterbranche in der Minderheit sind.
Die Frage ist deshalb, wie sich die 4-Tage-Woche eigentlich auf Teilzeitkräfte auswirkt.
Wenn die Arbeitszeit für Vollzeitkräfte angepasst wird, dann musst du natürlich die für Teilzeitkräfte analog anpassen.
Hieraus ergeben sich zwei Optionen:
- Die wöchentliche Arbeitszeit wird analog reduziert und ggf. auf vier Tage verteilt
- Die wöchentliche Arbeitszeit bleibt bestehen und das Gehalt nach oben angepasst
Das Problem ist, dass die Teilzeitkräfte zumeist aus gutem Grund in Teilzeit arbeiten. Von Montag bis Donnerstag länger zu arbeiten, um den fehlenden Freitag zu kompensieren, ist da mitunter schwierig, wenn das Kind von der Kita abgeholt werden muss oder ähnliches.
Im schlimmsten Fall kann dann die 30-Stunden-Kraft (5 x 6 Std.) nur noch 24 Stunden (4 x 6 Std.) arbeiten, obwohl sie nach dem neuen Arbeitszeitmodell 27 Stunden (4 x 6,75 Std. plus die jetzt notwendigen Pausen) arbeiten müsste.
Dumm gelaufen!
Einige Teilzeitkräfte arbeiten aber auch jetzt schon nicht freitags, das heißt, der große Wow-Effekt bleibt aus.
Was hingegen bei denjenigen ankommt:
Entweder die Arbeit muss in noch kürzerer Zeit erledigt werden oder ich bleibe bei meinen Stunden, verdiene ein paar Euro mehr, muss aber mit hoher Wahrscheinlichkeit Arbeiten von meinen Kollegen abfangen, weil die ihr Zeug nicht in vier Tagen gebacken bekommen.
Ich sehe also auch bei Teilzeitkräften eher Nachteile als Vorteile.
Wenn jemand nicht allzu viele Stunden die Woche arbeiten kann, so spricht nichts dagegen, die Arbeitszeit auf vier Tage zu verteilen.
Aber dafür brauche ich keine kanzleiweite 4-Tage-Woche!
Bessere Chancen am Arbeitsmarkt dank der 4-Tage-Woche?
Wer bislang geglaubt hat, dass die 4-Tage-Woche eine bessere Work-Life-Balance und eine höhere Produktivität mit sich bringen, den habe ich in der Zwischenzeit hoffentlich eines Besseren belehrt.
Einen Trumpf haben die Befürworter der 4-Tage-Woche jedoch noch in der Hand, nämlich das Argument, dass man es dadurch leichter hat, neue Mitarbeiter für die Kanzlei zu begeistern.
Und in der Tat, das lässt sich erst mal nicht von der Hand weisen!
Natürlich kann man das marketingtechnisch ausschlachten und wird am Bewerbermarkt mit offenen Armen empfangen werden.
Hierbei möchte ich aber dennoch ein paar Dinge zu bedenken geben:
Qualität der Bewerber
Leider sind viele Steuerberater wahnsinnig unbeholfen, wenn es darum geht, die richtigen Mitarbeiter auszuwählen.
Du wirst mit der 4-Tage-Woche sicherlich richtig gute Bewerber anziehen können, aber du wirst im Umkehrschluss noch viel mehr Bewerber anziehen, die ihre Prioritäten im Leben nicht unbedingt bei der Arbeit sehen.
Um es zu überspitzen: „Wenig Arbeit, viel Geld – geil!“
Wenn du da nicht richtig gut in der Personalauswahl bist, holst du dir schnell Leute in die Kanzlei, die du gar nicht haben willst.
Mehr Schein als sein
Auch wenn die 4-Tage-Woche erst mal sexy klingt und du damit neue Mitarbeiter gewinnst, so werden diese schon bald die hier ausführlich diskutierten Schattenseiten der 4-Tage-Woche kennenlernen.
Ob die Freude dann wirklich von langer Dauer ist?
Spieltheoretische Überlegungen
Als jemand, der sich hier und da schon mit der Spieltheorie befasst hat, hinterlässt es bei mir immer ein ungutes Gefühl, wenn jemand versucht, die anderen Marktteilnehmer in irgendeiner Weise zu überbieten, um mehr vom Kuchen abzubekommen.
Die Gehälter sind in den letzten Jahren regelrecht explodiert. Haben wir deshalb jetzt mehr Leute in der Steuerberaterbranche?
Nein!
Supermärkte waren früher nur bis 19:00 Uhr geöffnet, jetzt teilweise bis 22:00 Uhr oder 00:00 Uhr oder wie in den USA sogar rund um die Uhr.
Kaufen die Leute deshalb mehr Lebensmittel ein?
Nein!
Ich sehe deshalb eine gewisse Gefahr, dass immer mehr Steuerberater wie die Lemminge auf die 4-Tage-Woche aufspringen.
Mit dem Wettbewerbsvorteil ist es dann vielleicht schon bald vorbei oder gehen wir dann zur 3-Tage-Woche über?
Ich fürchte einfach, dass die Steuerberaterbranche am Ende immer noch über massiven Personalmangel klagt und wir gleichzeitig tausende von Arbeitsstunden vernichten, sodass die allseits bekannten Probleme eher noch zunehmen.
Für die Branche ist das aus meiner Sicht keine gute Entwicklung, um nicht zu sagen ein Eigentor!
Du möchtest dennoch die 4-Tage-Woche einführen – wie solltest du vorgehen?
Jetzt kann ich mir natürlich vorstellen, dass du dich bereits Hals über Kopf in die 4-Tage-Woche verliebt hast und dich trotz meiner zahlreichen Gegenargumente schwertust, davon gedanklich abzurücken.
Wie könnte jetzt ein Vorgehen aussehen, um die 4-Tage-Woche bei dir in der Steuerkanzlei am Ende doch zu einer Erfolgsstory zu machen?
Meine sekundäre Empfehlung (wenn du meiner primären Empfehlung, es einfach sein zu lassen, schon nicht folgst):
Arbeite strukturell auf die 4-Tage-Woche hin, aber halte erst mal die Füße still!
Es hat nämlich gerade hier nahezu keine Vorteile, zu den First Movern zu gehören.
Wenn du bei dir in der Kanzlei eine 4-Tage-Woche einführst, dann ist das der „Point of no Return“, sprich, das kannst du nicht mal eben wieder rückgängig machen!
Menschen etwas nicht zu geben, ist das eine, aber Menschen etwas abzunehmen, was du ihnen zuvor gegeben hast, etwas ganz anderes!
Du merkst, der Schuss sollte besser sitzen, wenn du ihn schon platzierst.
Gehe also lieber taktisch an die Sache heran:
Streng genommen gibt es letztendlich nur zwei Szenarien:
Szenario 1: Ich habe Recht und die 4-Tage-Woche ist ein Eigentor
Wenn das passieren sollte, dann verfängst du dich mit deiner Kanzlei systematisch in einer Abwärtsspirale und kommst kaum noch aus dieser heraus.
Szenario 2: Ich habe Unrecht und die 4-Tage-Woche revolutioniert im positiven Sinne die Steuerberaterbranche
Wenn das passieren sollte, dann ziehe einfach in zwei bis drei Jahren nach!
Schau dir erst mal in Ruhe an, wie die Kanzleien, die das gerade vollmundig ankündigen, im Praxistest nach den ersten Jahren abschneiden.
Sind immer noch die gleichen Mitarbeiter auf der Website abgebildet bzw. sind es mehr oder weniger? Was geben die Zahlen her? Was verraten die Google-Bewertungen der Mandanten über die Qualität?
Wenn sich herausstellen sollte, dass das von denjenigen eine gute Entscheidung war und du ohnehin in der Zwischenzeit darauf hingearbeitet hast, indem du deine Prozesse und Honorare weiter optimiert und den Mandantenstamm verbessert hast, dann kannst du jederzeit nachziehen!
Du hast dann vielleicht zwei Jahre „verloren“, aber erfährst keine nachhaltigen Wettbewerbsnachteile.
Wenn du jetzt aber zu den First Movern gehörst, setzt du womöglich alles aufs Spiel, was du dir über Jahre hinweg aufgebaut hast.
Also wie gesagt, halte die Füße still und arbeite darauf hin, dass bei euch in der Kanzlei in den fünf Tagen fast schon Langeweile aufkommt.
Gibt es sinnvolle Alternativen zur 4-Tage-Woche?
Muss es denn wirklich die 4-Tage-Woche sein oder gibt es nicht auch andere Modelle hinsichtlich der Arbeitszeit, die für deine Kanzlei attraktiv sein könnten?
Wir selbst führen zwar keine Steuerkanzlei, aber ich kann dir dennoch mal verraten, wie wir das bei der Kanzleibooster GmbH handhaben:
Unsere Mitarbeiter haben bei uns eine 35-Stunden-Woche, ganz normal verteilt auf fünf Arbeitstage.
Das wird dich jetzt vielleicht überraschen, denn die ganze Zeit habe ich ein Modell mit 36 Stunden in der Luft zerrissen und dann heißt es plötzlich, dass unsere Leute unterm Strich sogar eine Stunde weniger arbeiten.
Die Unterschiede sind aber bei näherer Betrachtung eklatant:
- Es ist ein Unterschied, ob du sieben Stunden oder neun Stunden Vollgas geben musst
- Bei einem Krankheitstag oder Feiertag fallen sieben Stunden weg und nicht neun
- Unsere Mitarbeiter können 5x pro Woche ihre hochproduktive Zeit einbringen
- Unsere Mitarbeiter können vergleichsweise früh Feierabend machen und haben die ganze Woche noch etwas vom Tag
- Wir haben keine Fristen
- Unsere Mitarbeiter sind kaum von Störungen und Ablenkungen betroffen
- Wir haben krass standardisierte Prozesse und eine Vielzahl von Automatismen, sodass wir einen außerordentlich großen Output erbringen
Zur Wahrheit gehört natürlich auch, dass wir dieses Modell von der ersten Stunde an so gewählt haben und somit nicht umstellen mussten.
Das ist definitiv leichter als nach zehn Jahren gesagt zu bekommen, dass man doch einfach etwas mehr Gas geben soll.
Was bedeutet das für dich?
Wenn ihr aktuell in der Kanzlei eine Regelarbeitszeit von 40 Wochenstunden haben solltet, dann denke doch gerne mal darüber nach, vielleicht auf 38 Stunden zu gehen.
Das ist ein überschaubarer Sprung, macht dich als Arbeitgeber auch ein wenig attraktiver und dein Risiko ist deutlich geringer.
Wenn das gut läuft, dann kannst du vielleicht ein Jahr später noch mal eine Stunde heruntergehen, sodass ihr euch schleichend auf die 35 Stunden zubewegt.
Und wenn du zwischendrin merken solltest, dass es zum Beispiel bei weniger als 38 Stunden knackig werden würde, dann belässt du es einfach dabei!
Das ist aus meiner Sicht deutlich sinnvoller und nachhaltiger, als sich Hals über Kopf in eine 4-Tage-Woche hineinzustürzen!
Was kannst du kurzfristig tun?
Wenn du dich mit der Einführung einer 4-Tage-Woche befasst, dann geht es dir im Endeffekt vermutlich darum, wie du deine Kanzlei so führen kannst, dass es für dich und deine Mitarbeiter (endlich wieder) entspannter zugeht.
Um das zu erreichen, benötigst du aber zunächst einmal ein klares und vor allem ungeschöntes Bild, wo ihr gerade mit der Kanzlei steht.
Ich empfehle dir deshalb nachdrücklich, dass du unseren kostenlosen Online-Kanzleicheck durchführst.
Unser Online-Kanzleicheck führt dich durch rund 30 Multiple-Choice-Fragen und nimmt weniger als 10 Minuten in Anspruch.
Das Geniale ist:
Nachdem wir geprüft haben, dass es sich um keinen Fake-Eintrag handelt, bekommst du von uns per E-Mail eine umfassende Analyse als PDF-Datei (rund 35 Seiten, ist von Fall zu Fall unterschiedlich) zugesendet.
Es handelt sich hierbei um eine komplett auf dich zugeschnittene, individuelle Auswertung, die messerscharf deine Stärken und Schwächen aufzeigt und dir die jeweils für dich passenden Handlungsvorschläge an die Hand gibt.
Da es nahezu unendlich viele Antwortkombinationen gibt, gleicht keine Analyse der anderen.
Sofern du möchtest, führen wir mit dir im Anschluss auch ein kostenloses Auswertungsgespräch, um noch mal intensiver in die einzelnen Handlungsempfehlungen einzutauchen.
Das ist aber komplett dir überlassen!
So oder so wird dir unser Online-Kanzleicheck dabei helfen, die richtigen Handlungsfelder zu identifizieren.
Du kannst so sicherstellen, dass du die Probleme bei der Wurzel packst und dich nicht mit der Bekämpfung von Symptomen aufreibst.
Fazit
So sehr ich es auch schätze, wenn sich Kanzleileitungen über das Wohl ihrer Mitarbeiter Gedanken machen oder versuchen, sich positiv von der Konkurrenz abzuheben – von der 4-Tage-Woche kann ich zum jetzigen Zeitpunkt nur dringend abraten!
Es gibt keine ausreichende Stichprobe von Steuerkanzleien, die dieses Arbeitszeitmodell bereits seit mehreren Jahren praktiziert.
All die Erfolgsmeldungen, die wir links und rechts über Social Media vernehmen, sind deshalb mit Vorsicht zu genießen und vor allem zum jetzigen Zeitpunkt wenig aussagekräftig.
Entscheidend ist, wie sich die 4-Tage-Woche im Langzeit-Test bewährt.
Aktuell spricht vieles dafür, dass die 4-Tage-Woche in der Steuerberaterbranche mehr Risiken als Chancen birgt, sodass es aus meiner Sicht unternehmerisch unklug wäre, zu den First Movern zu gehören.
Vielleicht erleben wir irgendwann andere Zeiten. Vielleicht machen die Digitalisierung im Allgemeinen und die KI im Speziellen irgendwann mehr Arbeiten überflüssig, als wir uns aktuell vorstellen können.
An dem Punkt sind wir jedoch noch nicht.
Im Gegenteil – nach wie vor klagen die meisten Kanzleien über viel zu viel Arbeit und bekommen diese innerhalb von fünf Tagen schon nicht gestemmt.
Wenn du es dir also finanziell nicht erlauben kannst bzw. bereit dazu bist, den Workload in der Kanzlei massiv zu reduzieren, wird die 4-Tage-Woche aus meiner Sicht nicht zu einer besseren Work-Life-Balance, sondern zu deutlich mehr Stress führen.
Hast du diese jedoch einmal eingeführt, ist es nahezu unmöglich, noch mal die Rolle rückwärts zu machen.
Meine Empfehlung lautet deshalb:
Halte erst mal die Füße still und reduziere maximal in geringem Umfang die wöchentliche Arbeitszeit bei einer 5-Tage-Woche.
Gerne stelle ich mich im Fall der Fälle in drei Jahren hin und sage öffentlich, dass ich mit meiner Einschätzung völlig falsch lag.
Wenn dem so sein sollte, kannst du die 4-Tage-Woche aber immer noch einführen und aus den Fehlern der anderen lernen.
In der Zwischenzeit solltest du fleißig weiter an deiner Kanzlei arbeiten und die internen Strukturen verbessern.
Hier müssen wir nicht spekulieren oder hoffen, da wir genau wissen, welche Maßnahmen gezielt dazu führen, die Arbeitsbelastung in der Kanzlei massiv zu reduzieren und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.
Wenn auch du herausfinden möchtest, an welchen Stellschrauben du in deiner individuellen Situation konkret ansetzen solltest, dann führe einfach unseren kostenlosen Online-Kanzleicheck durch.
Dieser hat schon etlichen Kanzleien geholfen und wird auch dir die entscheidenden Impulse liefern.
Ansonsten hoffe ich, dass dir der Blogbeitrag gefallen hat und freue mich, wenn du mit mir – auf welchem Wege auch immer – in Kontakt trittst.
Dein gerne mindestens fünf Tage die Woche arbeitender Michael von Kanzleibooster
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