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Warum Prozesse bei dir in der Kanzlei scheitern

Warum Prozesse in der Steuerkanzlei scheitern

Als Steuerberater kennst du das vermutlich: Du versuchst mit viel Energie Prozesse bei dir in der Kanzlei einzuführen, nur um dann kurze Zeit später festzustellen, dass dein Vorhaben kläglich gescheitert ist.

Entweder du kommst gar nicht so recht aus den Startlöchern heraus oder du musst wenige Wochen nach der Einführung feststellen, dass sich die Hälfte des Teams nicht an die neuen Vorgaben hält. Mitunter agierst du sogar selbst nach dem Prinzip „Was interessiert mich mein Geschwätz von gestern?“ und kapitulierst gegenüber deinem inneren Schweinehund.

Dabei ist es vollkommen egal, ob es sich um klassische Digitalisierungsthemen, allgemeine Arbeitsabläufe, Methoden aus dem Zeitmanagement, Kommunikations-Prozesse oder die simple Absprache handelt, in welcher Art und Weise die Spülmaschine einzuräumen ist.

Die Grundprinzipien sind immer die gleichen und weil die kaum jemand in der Tiefe verstanden hat, sind die meisten Vorhaben von Anfang an zum Scheitern verurteilt, ohne dass es den Beteiligten bewusst ist.

Damit soll endlich Schluss sein!

Dich erwartet heute mal wieder ein sehr ausführlicher Blogbeitrag, denn mit 08/15-Tipps, Binsenweisheiten und Oberflächlichkeiten kommen wir nicht weit.

Ich werde dir akkurat aufzeigen, warum die meisten Prozesseinführungen in Steuerkanzleien scheitern, denn die Probleme sind sehr vielschichtig.

Erst wenn du all das kognitiv durchdrungen hast, wirst du in der Lage sein, es künftig besser zu machen und mehr aus deiner Kanzlei herauszuholen.

Bereit? Dann lass‘ uns loslegen!

Die Grundlage für jeden Prozess – der PDCA-Zyklus

PDCA-Zyklus Steuerberaterbranche

Ich bin von Hause aus Praktiker, aber ganz ohne theoretisches Wissen kommen wir leider nicht aus.

Ein Prozess ist kein starres Konstrukt, das in Stein gemeißelt ist, sondern lebendig. Bedeutet: Ein Prozess hat nur so lange Gültigkeit, bis wir ein besseres Vorgehen gefunden haben. Man spricht deshalb gerne von einem „kontinuierlichen Verbesserungsprozess“.

Alles was lebendig ist, kann im Umkehrschluss aber auch sterben. Das Prinzip „Set and forget” ist deshalb in aller Regel ein Wunschdenken, denn wenn du dich den vorhandenen Prozessen nicht regelmäßig widmest, zerfallen diese früher oder später in sich selbst.

Es ist also völlig egal, ob es dir darum geht, einen vorhandenen Prozess von Zeit zu Zeit zu verbessern oder ob es dir lediglich darum geht, einen vorhandenen Prozess in der jetzigen Art und Weise beizubehalten – am Ende des Tages musst du dich immer wieder mit dem sogenannten „PDCA-Zyklus“ auseinandersetzen.

PDCA ist eine Abkürzung und steht für Plan-Do-Check-Act und Zyklus bedeutet, dass du diese vier Phasen immer wieder von Neuem durchlaufen musst.

Machst du auch nur einen einzigen Fehler in einer dieser vier Phasen, so kann dies im schlimmsten Fall schon zum Scheitern deines Vorhabens führen.

Was es mit diesen vier Phasen auf sich hat und welche Fehler dabei jeweils im Praxisalltag zu beobachten sind, werden wir nun schrittweise beleuchten.

Die Plan-Phase

PDCA-Zyklus – Plan-Phase

Prozesse verfolgen niemals einen Selbstzweck, sondern immer eine bestimmte Absicht. Wenn wir also einen neuen Prozess in Angriff nehmen, dann in aller Regel, weil wir versuchen, irgendein vorhandenes Problem in der Kanzlei zu lösen.

Mögliche Probleme könnten beispielsweise sein:

  • Unser Output in der Fibu ist zu gering, wir schaffen zu wenige Buchungssätze pro Stunde
  • Im Rahmen der Abschlussarbeiten werden zu viele Fehler gemacht, was nicht nur zu zeitaufwendigen Korrekturen führt, sondern auch unsere generelle Qualität gefährdet
  • Unsere Deckungsbeiträge sind zu niedrig
  • Wenn wir bestimmte Unterlagen suchen, dann verschlingt das viel zu viel Zeit, weil jeder seine Sachen nach Gutdünken ablegt
  • Die Zeiten werden von den Mitarbeitern nicht konsequent erfasst, sodass wir kein aussagekräftiges Controlling haben
  • Von uns kann kaum jemand mal konzentriert am Stück arbeiten, weil es ständig zu irgendwelchen Unterbrechungen kommt
  • Unsere Küche sieht aus wie Sau, weil sich keiner für die Sauberkeit verantwortlich fühlt
  • Wir bekommen zu wenige geeignete Bewerbungen
  • usw.

In der Plan-Phase identifizieren wir also Probleme wie diese und versuchen nun, eine passende Lösung dafür zu finden und die konkrete Durchführung zu planen.

Klingt in der Theorie einfach, aber ist es das wirklich?

Dilemma of choice – welchen Prozess sollte ich überhaupt angehen?

Welcher Prozess als nächstes?

Selbst wenn wir jetzt mal unterstellen, dass deine Kanzlei richtig gut aufgestellt ist, so könntest du wohl binnen einer Stunde locker 30-50 Punkte zu Papier bringen, bei denen ihr noch Luft nach oben habt.

Aber welchen dieser Punkte solltest du jetzt mit deiner begrenzten Zeit angehen?

Selbst wenn du hier eine vernünftige Entscheidung triffst und nicht irgendein „nice to have“-Thema, sondern ein substanzielles Problem angehen möchtest, so folgt schon die nächste Herausforderung:

Was ist denn die wahre Ursache für das identifizierte Problem?

Schauen wir uns mal exemplarisch ein paar mögliche Ursachen für zu niedrige Deckungsbeiträge an:

  • Unsere Honorare sind zu niedrig
  • Wir haben sehr viele Kleinstmandate, mit denen nicht viel Geld verdient werden kann
  • Unsere Mandanten arbeiten nicht ordentlich zu und halten sich nicht an unsere Spielregeln
  • Unsere Mitarbeiter halten sich nicht an die Vorgaben
  • Unsere Mitarbeiter sind nicht hinreichend qualifiziert bzw. geschult
  • Unsere Mitarbeiter arbeiten umständlich und beackern zu viele Fälle parallel
  • Wir rechnen viele unserer erbrachten Leistungen nicht konsequent ab
  • Unsere Digitalisierungsquote ist zu gering
  • Wir haben die falschen Tools im Einsatz
  • Wir haben die richtigen Tools im Einsatz, nutzen diese aber nicht richtig
  • Unsere Mitarbeiter werden zu häufig während der Arbeit unterbrochen
  • Unsere Mitarbeiter erledigen zu viele Arbeiten, für die sie eigentlich überbezahlt sind
  • Teilweise passt die Zuordnung von Sachbearbeitern zu Mandanten nicht
  • Durch den hohen Krankheitsstand und Mitarbeiterabgänge mussten viele Arbeiten umverteilt werden
  • usw.

Man könnte diese Aufzählung noch um einige weitere mögliche Ursachen ergänzen, aber ich denke, du erkennst die Komplexität.

Und es geht sogar noch weiter!

Selbst wenn du jetzt das richtige Problem angehst und die passende Ursache dafür identifiziert hast, dann fallen dir sicherlich zu jedem Punkt mindestens fünf Maßnahmen ein, die man daraus theoretisch ableiten könnte.

Auch wenn sich einige Probleme, Ursachen und Maßnahmen gegenseitig bedingen, so ergibt sich dadurch mathematisch gesehen etwas vereinfacht zum Beispiel folgendes Bild:

30 Probleme x 10 mögliche Ursachen x 5 mögliche Maßnahmen = 1.500 Kombinationen.

Viel Glück bei der richtigen Auswahl!

Die meisten Steuerberater haben schon an der Startlinie verloren

Projekt scheitert schon am Start

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Kanzleiberater stelle ich immer wieder erstaunt fest, wie viele Kanzleiinhaber angeblich genau wissen, wie sie ihre vorhandenen Probleme lösen können.

Wenn diejenigen es aber so genau wissen, warum ist dann das Problem überhaupt entstanden bzw. warum haben sie es nicht schon längst gelöst?

Die Wahrheit ist, dass wir alle innerhalb unserer Organisation in vielen Fällen betriebsblind sind und oftmals die wahren Zusammenhänge nicht erkennen.

Erschwerend kommt hinzu, dass das Zusammenspiel in einer Kanzlei ähnlich komplex ist wie der menschliche Körper.

Wenn du Rückenschmerzen hast, dann kommst du nicht zwangsläufig darauf, dass dies an einem schiefen Beckenstand liegen könnte, was wiederum damit zusammenhängen könnte, dass dein linkes Bein 1 cm kürzer ist als das rechte.

Und in deiner Kanzlei ist es ähnlich!

Du bist weder Arzt noch ausgebildeter Manager. Ersteres sehen die meisten ein, aber bei zweiterem steht häufig das eigene Ego im Weg. Nur weil du andere Unternehmen in deinem Nischengebiet berätst, heißt das noch lange nicht, dass du der nächste Elon Musk bist!

Wenn wir also wenige Absätze zuvor von den schier unzähligen möglichen Maßnahmen im Rahmen der Plan-Phase gesprochen haben, die du theoretisch in deiner jetzigen Situation ergreifen könntest, so ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du viele davon gar nicht im Blick hast und dich letztendlich für die falsche entscheidest.

Die restlichen drei Phasen sind dann fast schon obsolet, denn da bewegen wir uns dann nur noch im Bereich der Folgefehler.

Aktive Verdrängung und Prokrastination im Rahmen der Plan-Phase

Steuerberater Prokrastination

Wir haben schon darüber gesprochen, dass du aufgrund des Tagesgeschäfts und der damit einhergehenden Betriebsblindheit oftmals gar nicht die richtigen Entscheidungen treffen KANNST.

Unserer Erfahrung nach kommt es in vielen Fällen aber auch vor, dass du gar nicht die richtige Entscheidung treffen WILLST.

Glaubst du nicht?

Wir kennen extrem viele Steuerberater, die tief im Inneren zum Beispiel genau wissen, dass sie sich von bestimmten Mandanten oder Mitarbeitern trennen müssten, aber das eigene Helfersyndrom und die Harmoniebedürftigkeit lassen einen solchen Schritt vermeintlich nicht zu.

Jetzt könntest du dir theoretisch eingestehen, dass das in gewisser Weise Arbeitsverweigerung ist, denn es ist schließlich dein Job als Kanzleileitung, auch unbequeme Entscheidungen zu treffen.

So hart gehen wir aber ungern mit uns selbst ins Gericht…

Stattdessen stürzt du dich vielleicht lieber auf die neuste Software, die du im Rahmen deines letzten Messebesuchs entdeckt hast, denn das verspricht deutlich mehr Fun und vielleicht sogar Anerkennung von deinen Kollegen, weil du so krass innovativ bist.

Oder du bastelst an irgendeiner ProCheck-Liste, ist doch auch nicht verkehrt, oder?

Ein solches Verhalten ist nicht unüblich, denn wir Menschen prokrastinieren gerne. Man denke nur an die vielen Studenten-Wohnungen, die im Rahmen der Klausurenphase in neuem Glanz erstrahlen.

Wenn du also solche Tendenzen bei dir erkennst, dann solltest du dich ernsthaft damit auseinandersetzen, bevor du die gesamte Kanzlei in das nächste Pseudo-Projekt stürzt!

Die richtige Maßnahme zum falschen Zeitpunkt

Schritte in der richtigen Reihenfolge

Manche Dinge im Leben sind erstaunlich einfach:

  • Mit einem halben Tank kommst du nicht von München nach Hamburg
  • Wenn du gerade gegessen hast und pappsatt bist, ist „all you can eat“ beim Chinesen nicht die beste Idee
  • Pärchen-Urlaub allein ist doof
  • Wenn du eine Lungenentzündung hast, machst du keinen Sport
  • Wenn du einen Zoom-Call hast, dann hast du Klamotten an

Ist es falsch nach Hamburg zu fahren, zum Chinesen zu gehen, Pärchen-Urlaub zu machen, Sport zu treiben oder die Kleidung auch mal auszulassen?

Sicherlich nicht, aber es kommt auf die Rahmenbedingungen und den richtigen Zeitpunkt an!

Die Beispiele mögen jetzt sehr banal gewesen sein, aber im übertragenen Sinne werden genau solche Grundregeln im Kanzleialltag gnadenlos missachtet.

Natürlich gibt es zum Beispiel eine Vielzahl von Digitalisierungsmaßnahmen, die deiner Kanzlei sicherlich gut zu Gesicht stünden.

Im Rahmen der Plan-Phase musst du jedoch unter anderem auch ermitteln, welche Ressourcen du und deine Mitarbeiter für die Einführung und Kontrolle benötigen.

Geld stellt hierbei in den Kanzleien selten das Problem dar, aber ich sehe immer wieder, dass Prozesse und Projekte in Angriff genommen werden, die zeitlich mit den aktuellen Rahmenbedingungen nie und nimmer gestemmt werden können oder die ohne bestimmte Vorschritte überhaupt keinen Sinn ergeben.

Knallen wird es dann in der Do- oder Check-Phase, aber das Schicksal ist quasi schon in der Plan-Phase besiegelt!

Das Ergebnis ist dann eine klassische Verschlimmbesserung der Situation, denn das eigentliche Problem bleibt bestehen oder wird vielleicht sogar noch verschärft und die Mitarbeiter sind maximal genervt und sind aufgrund der schlechten Erfahrung gegenüber dem nächsten Veränderungsprozess noch skeptischer eingestellt.

Bedeutet: Selbst, wenn es reizvoll sein mag, die großen Schritte zu gehen, so musst du vielleicht erst die kleinen Schritte beschreiten, um für die großen gewappnet zu sein!

Zwischenfazit zur Plan-Phase

PDCA-Zyklus – Zwischenfazit Plan-Phase

Wenn du dich Prozessen widmest, so ist ein engpassorientiertes Vorgehen unabdingbar.

Die Kernfrage lautet:

„Die Lösung welches Problems bringt mich in meiner jetzigen Situation mit unseren aktuellen Rahmenbedingungen und Ressourcen am weitesten und wie gelingt es mir, dieses Ziel so schnell und zuverlässig wie möglich zu erreichen?“

Diese Frage korrekt zu beantworten, ist alles andere als trivial und für viele Kanzleileitungen schlichtweg unmöglich, weil man einerseits häufig betriebsblind ist und andererseits das strategische Denken nicht unbedingt immer zu den eigenen Kernkompetenzen zählt.

Legst du deinen Fokus auf das falsche Problem, die falsche Ursache oder die falsche Maßnahme, so wirst du nur einen Bruchteil von dem erreichen, was eigentlich möglich wäre.

Möglicherweise begibst du dich sogar in ein Unterfangen, das von Anfang an zum Scheitern verurteilt ist und im schlimmsten Fall deine aktuelle Situation noch verschlimmert.

Du siehst, nichts geht über einen guten und realistischen Plan!

Die Do-Phase

PDCA-Zyklus – Do-Phase

Nachdem wir unser Vorhaben im Rahmen der Plan-Phase geplant haben, gilt es nun, das Ganze im Rahmen der Do-Phase umzusetzen.

Vorweg ist zu erwähnen, dass viele der fortfolgenden Fehler Hand in Hand mit Defiziten in der Plan-Phase gehen. Eine trennscharfe Unterscheidung ist hier nicht immer möglich.

Voreilige Einführung

Voreilige Einführung von Kanzleiprozessen

Da in der Plan-Phase häufig geschludert wird, werden viele Prozesse viel zu schnell und ohne Sinn und Verstand eingeführt.

Ein absoluter Klassiker ist beispielsweise, dass kein Prozess eingeführt wird, sondern lediglich eine Software.

Anstatt sich also beispielsweise Gedanken darüber zu machen, wie eine sinnvolle Kapazitätseinsatzplanung in der Kanzlei aussehen könnte, wird kurzerhand einfach mal Ingentis eingeführt, weil man von Kollegen aufgeschnappt hat, dass das ein gutes Tool sei.

Sinnvolle Fragen im Rahmen der Plan-Phase wären beispielsweise gewesen:

  • Welches konkrete Problem versuchen wir zu lösen?
  • Welchen Auslastungsgrad peilen wir in unserer Kanzlei überhaupt an?
  • Wie hoch ist die aktuelle Auslastung in unserer Kanzlei und an was machen wir das fest?
  • Was sind die Konsequenzen, wenn wir zu dem Ergebnis kommen, dass die Auslastung zu hoch oder zu niedrig ist?
  • Wie ist es um die Qualität unserer aktuellen Daten bestellt bzw. in welchen Bereichen haben wir noch Defizite und wie gehen wir damit um?
  • Auf welcher Basis ermitteln wir Planwerte und wie stellen wir sicher, dass diese halbwegs realistisch sind?
  • In welcher Art und Weise beziehen wir die ganzen unplanmäßigen Arbeiten und Mitarbeiterausfälle in unsere Planungen mit ein?
  • Verfügen wir intern über ausreichend Kapazitäten, um einen Prozess dieser Art einzuführen, dauerhaft durchzuführen und fortlaufend zu kontrollieren?
  • Bekämpfen wir mit der Einführung eines Tools tatsächlich die Ursache des Problems oder nur die Symptome?
  • Welches Tool wird unseren Ansprüchen am ehesten gerecht und wo sind wir bereit, ggf. Abstriche zu machen?
  • Wie und wann wollen wir das Projekt umsetzen und wer hat dabei den Hut auf?
  • Welche Widerstände sind von unseren Mitarbeitern zu erwarten und wie begegnen wir diesen erfolgreich?
  • Wie soll im Nachgang eine fortlaufende Kontrolle aussehen und was machen wir, wenn sich Mitarbeiter nicht an unsere Vorgaben halten?
  • usw.

Du siehst, um diese Fragen ausreichend zu würdigen und sinnvoll zu beantworten, musst du einiges an Zeit, Mühen und Gehirnschmalz investieren.

Machst du das jedoch nicht, so fliegen dir all diese Fragen im Rahmen der Do-Phase um die Ohren.

Die Einführung ist dann extrem holprig und langwierig, von Widerständen der Mitarbeiter (und je nach Prozess auch von Mandanten) geprägt und scheitert im schlimmste Fall frühzeitig.

Du merkst jetzt nämlich mitten in der Einführung, dass…

  • …du das Tool bei euch einführen möchtest, aber gar niemand Zeit hat, sich mal intensiv damit auseinanderzusetzen
  • …du eine Vielzahl von Kleinigkeiten nicht bedacht hast
  • …manches gar nicht so funktioniert, wie du es dir vorgestellt hast
  • …die Widerstände der Mitarbeiter weit größer sind als vermutet
  • …deine Mitarbeiter maximal verwirrt sind, weil deine Vorgaben völlig unklar sind
  • …eure aktuelle Auslastung bei 120 % liegt und du eigentlich an einem ganz anderen Punkt hättest ansetzen müssen
  • usw.

Du siehst abermals, wie wichtig die Vorarbeit in der Plan-Phase ist, wenn du die Do-Phase erfolgreich gestalten möchtest.

Orientiere dich also am besten an der folgenden Leitfrage:

  • „Unter welchen Bedingungen macht
  • wer
  • was
  • wann
  • in welcher Art und Weise und
  • warum?“

Da es im Rahmen eines Prozesses in der Regel eine Vielzahl von möglichen Bedingungen und Eventualitäten gibt, musst du diese Frage mehrfach akribisch beantworten und am besten schriftlich in geeigneter Weise festhalten.

Sparst du auch nur eine Teilfrage aus, fliegt dir das Ganze im Rahmen der Do-Phase ganz schnell um die Ohren.

Natürlich wirst du nicht alles im Vorfeld zu 100 % perfekt auf dem Reißbrett skizzieren können, aber du bist gut beraten, wenn du hier im Zweifelsfall lieber etwas zu viel als zu wenig Zeit investierst.

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Mitarbeiter werden nicht ausreichend mitgenommen

Prozesse in der Steuerkanzlei einführen – Mitarbeiter mitnehmen

Ich weiß nicht, wie es bei deinen Mitarbeitern in der Kanzlei ist, aber in aller Regel bricht nicht direkt das gesamte Team in Jubelstürmen aus, wenn es um Veränderungen geht.

Wer in der Steuerbranche landet, ist zumindest im Querschnitt gesehen (Ausnahmen bestätigen die Regel) vom Typ her eher beständig, was im Alltag sehr viele Vorteile mit sich bringt.

Gleichartige Aufgaben, das Befolgen von Regeln, Ordnung usw. liegen den meisten im Blut – vorausgesetzt, das wurde alles schon immer so gemacht…

Das heißt nicht, dass sich so jemand komplett gegenüber Veränderungen verschließt, aber du solltest von Anfang an eine gewisse Skepsis und auch mögliche Ängste und Sorgen einkalkulieren.

Und genau deshalb kommt es darauf an, dass du Veränderungen in der Kanzlei außerordentlich gut kommunizierst und genügend Zeit dafür einplanst.

Bei den meisten Vorhaben weiß ich tatsächlich schon im Vorfeld, dass diese brachial scheitern werden, weil von Anfang an klar ist, dass es an der nötigen Zeit mangeln wird, um die Mitarbeiter ausreichend mitzunehmen.

Du musst nämlich potenzielle Einwände am besten schon präventiv behandeln, deinem Team die Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit klarmachen, Sorgen und Ängste nehmen, gut zureden usw.

Und das nicht nur einmal, sondern immer wieder, sowohl im Team als auch individuell!

Das ist zeitintensiv und erfordert darüber hinaus natürlich auch gute Kommunikationsfähigkeiten und ein gewisses taktisches Geschick.

Auch musst du dafür sorgen, dass die Einführung möglichst reibungslos verläuft, weil alles andere sonst nur Futter für die Skeptiker im Team ist.

Das setzt wiederum eine sehr gute Planung, aber auch eine ausgiebige Schulung für die Mitarbeiter voraus, wofür du wiederum ausreichend Zeit einplanen musst.

Insbesondere größere Veränderungen („groß“ ist bei Menschen, die sich mit Veränderungen eher schwertun, relativ zu betrachten) sind ohnehin nur dann möglich, wenn auch deine Mitarbeiter ausreichend Zeit zur Verfügung haben.

Sind diese dem Fristendruck ausgesetzt und von der Arbeitsbelastung her eher Oberkante Unterlippe, so bekommst du schnell mal ein „Wann soll ich denn das noch machen?“ zu hören.

Größere Veränderungen sind deshalb immer nur dann möglich, wenn die Auslastung in der Kanzlei bei maximal 80 % liegt.

Überschreitest du diesen Wert, so kannst du dir Vorhaben dieser Art sparen und musst erst mal anderweitig dafür sorgen, dass die Arbeitsbelastung sinkt.

Zu schnell zu viel wollen

Als Steuerberater Prozesse zu schnell einführen

Ein weiterer häufiger Fehler, den wir im Rahmen der Do-Phase beobachten, ist, dass die meisten Kanzleileitungen zu schnell zu viel wollen.

So wird ein neuer Prozess oder auch eine neue Software direkt im gesamten Team eingeführt, anstatt erst mal mit einer kleinen Pilot-Gruppe zu starten.

Fakt ist jedoch, dass kein neuer Prozess von Anfang an reibungslos funktionieren kann. Kinderkrankheiten sind quasi vorprogrammiert.

Genau deshalb empfehlen wir immer, bei der Einführung von Prozessen in gewisser Weise nach der berühmten „Salami-Taktik“ vorzugehen.

Je nach Kanzleigröße, internen Gegebenheiten und Vorhaben sollte in der Plan-Phase und zu Beginn der Do-Phase erst mal nur ein möglichst kleiner Teilnehmerkreis involviert sein.

Wichtig ist hier einerseits, dass genügend fachliche Expertise im Boot ist, um die Praxisanforderungen ausreichend berücksichtigen zu können und andererseits, dass in der Pilot-Gruppe nur Leute sind, die dem Projekt offen oder im besten Falle sogar positiv gegenüberstehen.

Die Pilot-Gruppe sollte dafür sorgen, dass die Kinderkrankheiten peu à peu ausgemerzt werden und der Prozess nach und nach geschmeidig wird.

Sollte das der Fall sein, kannst du im nächsten Schritt zwei bis drei weitere Mitarbeiter in den neuen Prozess überführen. Hier ist ein cleveres taktisches Vorgehen gefragt.

Konkret lautet meine Empfehlung, wiederum zwei Mitarbeiter auszuwählen, die in Sachen Veränderungen vergleichsweise offen sind und deren Wort im Team Gewicht hat.

Darüber hinaus würde ich aber auch den potenziell größten Kritiker involvieren.

Arbeitet der größte Kritiker nämlich in diesem Stadium mit, so kann er sich am Ende nicht hinstellen und behaupten, dass das alles Murks ist. Sofern derjenige halbwegs konstruktiv unterwegs ist (ansonsten ist der Mitarbeiter ohnehin in Frage zu stellen), werden seine Anmerkungen außerdem auch dazu beitragen, den Prozess noch mal nachzuschärfen und potenzielle Schwachstellen zu erkennen.

Hast du auch diese Phase erfolgreich gemeistert, so kannst du den Prozess ruhigen Gewissens nach und nach in der Fläche ausrollen.

Das Schöne dabei ist: Nicht du wirst dann den neuen Prozess gegenüber den restlichen Mitarbeitern verteidigen müssen, sondern die Mitarbeiter, die im Rahmen der Pilotierung bereits involviert waren, werden sich für diesen Prozess stark machen.

Das ist nicht nur komfortabel für dich, sondern verspricht im Zweifelsfall auch mehr Erfolg, denn wenn die Inge sagt, dass der neue Prozess super ist, dann hat die Aussage mehr Gewicht, als wenn diese aus dem Mund der Kanzleileitung kommt.

Du siehst, kleine Zwischenschritte bringen dich unterm Strich eher ans Ziel als unbedachte große Schritte!

Fehlende Konsequenz direkt zu Beginn

Steuerberater fehlende Konsequenz beim Controlling

Sag mir, wie die Einführung des neuen Prozesses startet und ich sage dir, wie es endet!

Häufig beobachten wir, dass neue Prozesse von Anfang an halbherzig eingeführt werden bzw. dass sich noch nicht mal die Kanzleileitung an die neuen Vorgaben hält.

Vielleicht eilt dir sogar schon der Ruf voraus, dass du in regelmäßigen Abständen eine neue Sau durchs Dorf treibst, aber allen Beteiligten ist klar, dass sich in zwei Wochen kein Mensch mehr dafür interessiert.

Das ist natürlich absolut katastrophal!

Im Klartext:

Bevor du als Kanzleileitung irgendetwas halbherzig einführst, solltest du es lieber bleiben lassen!

Leere Worte, Lippenbekenntnisse und falsche Versprechungen schaden dir im Ansehen deiner Mitarbeiter massiv und schwächen dich nachhaltig.

Mache also keine halben Sachen, sondern gehe neue Prozesse immer mit einer gewissen Ernsthaftigkeit an und sorge vor allem dafür, dass die Prozesse dann auch tatsächlich so in der Kanzlei gelebt werden!

Zwischenfazit zur Do-Phase

PDCA-Zyklus – Zwischenfazit Do-Phase

Wie du gesehen hast, ist die Do-Phase von Anfang an ein hoffnungsloses Unterfangen, wenn du in der Plan-Phase geschludert oder du nicht genügend Zeit für die Umsetzung eingeplant hast.

Es ist außerdem elementar wichtig, dass du in dieser Phase als Kanzleileitung mit gutem Beispiel vorangehst und dass du deine Mitarbeiter ausreichend in diesem Veränderungsprozess mitnimmst.

In den meisten Fällen bietet sich hier eine „Salami-Taktik“, also eine schrittweise Einführung in der Kanzlei unter Hinzunahme einer Pilot-Gruppe, an.

Letzteres ermöglicht es, dass der Prozess schon beim Ausrollen relativ geschmeidig läuft und für eine größere Akzeptanz im Team sorgt, weil bereits bei der Einführung Kolleginnen und Kollegen mitgewirkt haben und nicht der Eindruck entsteht, dass sich die Kanzleileitung etwas im stillen Kämmerlein ausgedacht hat.

Die Check-Phase

PDCA-Zyklus – Check-Phase

Ziel der Check-Phase ist es, die vorhandenen Prozesse regelmäßig zu kontrollieren und dafür zu sorgen, dass diese konsequent eingehalten werden.

Streng genommen haben die meisten Kanzleileitungen jedoch schon vor der Check-Phase so viele Fehler in der Plan- und Do-Phase begangen, dass viele Prozesse in diesem Stadium kaum noch zu retten sind.

Unterstellen wir dennoch mal, dass du einen Prozess bei dir in der Kanzlei tadellos eingeführt hast und dieser wie am Schnürchen läuft, so ist es extrem wichtig, dass du in der Check-Phase keine Laissez-faire-Haltung an den Tag legst.

Lasst ihr in der Kanzlei die Kontrolle schleifen, so wird der Prozess früher oder später aufgeweicht werden und nach und nach in sich selbst zerfallen.

Anders ausgedrückt:

Es ist nicht die Frage, ob ein Prozess missachtet wird, sondern nur wann, in welcher Art und Weise und durch wen.

Kontrolle durch die Kanzleileitung funktioniert auf Dauer nicht

Dauerhafte Kontrolle durch die Kanzleileitung funktioniert nicht

Aus der Praxis wissen wir, dass sich die meisten Kanzleiinhaber mit internen Kontrolltätigkeiten schwertun. Wenn das bei dir ähnlich ist, dann kann das unterschiedliche Gründe haben:

  • Du hältst dich selbst nicht an die Prozesse
  • Du würdest theoretisch gerne die Prozesse kontrollieren, findest aber keine Zeit dafür
  • Die Kontrolle gerät aufgrund der Fülle an Tätigkeiten und Herausforderungen schlichtweg in Vergessenheit
  • Du willst dich selbst nicht kontrollieren lassen und tust dir demnach schwer, andere zu kontrollieren
  • Du hast Angst, bei den Mitarbeitern anzuecken und diese zu vergraulen
  • Du hast bei manchen Mitarbeitern mehr oder weniger schon kapituliert, weil diese sowieso unbelehrbar sind
  • Kontrolltätigkeiten bereiten dir einfach keinen Spaß, sodass du dich lieber in andere Tätigkeiten stürzt
  • Das ist dir alles zu kindisch, die werden das ja wohl selbst irgendwie untereinander hinbekommen…
  • usw.

Gut möglich, dass auf dich gleich mehrere dieser Punkte zutreffen.

Wenn wir jedoch wissen, dass Prozesse früher oder später in sich selbst zerfallen, wenn wir diese nicht in ausreichendem Maße kontrollieren und wir gleichzeitig zu der Erkenntnis kommen, dass du für diese Art von Kontrolle nicht die Idealbesetzung bist, dann müssen wir das irgendwie anderweitig lösen.

Aber wie?

So systematisierst du die Kontrolle in deiner Kanzlei und entkoppelst sie von deiner Person

Steuerkanzlei-Kontrollsystem

Fangen wir direkt mit der schlechten Nachricht an:

Du kannst dich den Kontrolltätigkeiten als Kanzleileitung nicht komplett entziehen!

Wenn du es jedoch richtig machst, dann kannst du diese auf ein Minimum beschränken und dennoch gleichzeitig auch die Qualität deiner Prozesse dramatisch verbessern.

Klingt gut? Dann verrate ich dir mal, wie dir das gelingt!

Wenn du einen Prozess einführst, dann musst du nicht nur den Prozess als solchen systematisieren, sondern auch die Kontrolle.

Was wir haben wollen, ist ein Kontrollsystem!

Unabhängig davon, wer die Kontrolle am Ende ausübt, sind hierbei unter anderem folgende Fragen zu beantworten:

  • Was kann theoretisch alles schiefgehen und wie würde sich ein solcher Fehler jeweils bemerkbar machen?
  • Sind wirklich alle Teilprozesse idiotensicher erklärt oder könnte man, wenn man beispielsweise noch komplett grün hinter den Ohren ist, irgendetwas missverstehen?
  • Kann ich einen IT-gestützten Automatismus bauen (lassen), der automatisch eine Info triggert, wenn ein bestimmter Prozess missachtet wird?
  • Wann sollte eine Kontrolle erfolgen – stichprobenartig, bei jedem Fall oder nur, wenn bestimmte Werte über- oder unterschritten werden?
  • In welchen Intervallen sollte kontrolliert werden – täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, quartalsweise?
  • In welcher Art und Weise sollen Fehler festgehalten und dokumentiert werden?
  • Wer hat die Fehler in welcher Art und Weise auszubügeln?
  • Wie gehen wir damit um, wenn (wiederholt) Fehler gemacht werden?
  • usw.

Du siehst, auch hier ist wieder ordentlich Gehirnschmalz gefragt!

Sofern ihr Prozesse noch nicht mehrfach nahezu idealtypisch in der Kanzlei eingeführt habt und du keinen absoluten Prozess-Profi unter deinen Mitarbeitern hast, wird dir als Kanzleileitung nichts anderes übrig bleiben, als selbst federführend ein solches Kontrollsystem zu schaffen.

Ja, das erfordert Zeit, Fleiß und Disziplin, aber wenn du hieran sparst, dann hättest du dir mit hoher Wahrscheinlichkeit auch gleich die komplette Prozesseinführung sparen können.

Ist es dir allerdings binnen weniger Wochen gelungen, ein solches Kontrollsystem auf die Beine zu stellen, so kannst du dieses in den meisten Fällen ruhigen Gewissens an andere Personen in deiner Kanzlei delegieren.

Je nach Kontext kommt hier ein Teamleiter, eine Person aus dem Backoffice, ein Qualitätsmanager oder einfach ein beliebiger Mitarbeiter in Betracht.

Derjenige weiß dann ganz genau, auf was es zu achten gilt und was er in welchem Fall zu tun hat, weil das Kontrollsystem hinreichend klar ist.

Dein Kontroll-Job beschränkt sich dann darauf, dass du sozusagen die Kontrolle kontrollierst.

Sieht das Kontrollsystem beispielweise vor, dass eine wöchentliche Info an die Kanzleileitung zu erfolgen hat und bleibt diese aus, so musst du das auf dem Schirm haben und diese aktiv einfordern.

Das mag dir vielleicht im ersten Moment dilettantisch erscheinen, aber solange du keinen Geschäftsführer hast, der sich um all diese Dinge kümmert, ist genau das dein Job!

Zwischenfazit zur Check-Phase

PDCA-Zyklus – Zwischenfazit Check-Phase

Egal wie gut dein Team ist und wie geschmeidig deine Prozesse laufen – ganz ohne Kontrolle funktioniert es nicht!

Wichtig ist jedoch, dass du die Kontrolle so stark wie möglich von deiner Person entkoppelst, da du in der Praxis nicht genügend Zeit und mitunter auch nicht die nötige Muße haben wirst, um die Kontrollfunktion in ausreichendem Maße wahrzunehmen.

Dies setzt allerdings voraus, dass du im Rahmen der Einführung des neuen Prozesses temporär dazu bereit bist, die Extrameile zu gehen.

Dir muss es gelingen, ein Kontrollsystem zu schaffen, damit du überhaupt in der Lage bist, die Kontrolle an eine andere Person in deiner Kanzlei seriös delegieren zu können.

Selbst wenn du jedoch über ein Kontrollsystem verfügen solltest, wirst du dich nicht ganz aus der Affäre ziehen können, da du zumindest von Zeit zu Zeit die kontrollierenden Mitarbeiter kontrollieren musst. Das erfordert dann aber einen überschaubaren Zeiteinsatz deinerseits.

Im Ergebnis hast du dann einen sauberen Prozess, an den sich alle halten.

Klingt doch gut, oder?

 

Die Act-Phase

PDCA-Zyklus – Act-Phase

Ziel der Act-Phase ist es, die bisherigen Erkenntnisse aus den vorherigen Phasen einzubeziehen und auf Basis dessen den Prozess fortlaufend zu verbessern.

Als Kanzleileitung musst du hier also bewerten, inwiefern die bisherigen Maßnahmen gegriffen haben und ggf. neue Ziele daraus ableiten.

Viele nehmen sich hierfür leider nicht die erforderliche Zeit, weil der Reiz des Neuen verflogen ist und vielleicht schon wieder eine neue Sau durchs Dorf getrieben wird.

Um zu verhindern, dass eingeführte Prozesse nicht in Vergessenheit geraten, ist es deshalb sinnvoll, frühzeitig einen Termin ins Auge zu fassen, an dem du die Review vornimmst.

So wichtig die Act-Phase auch sein mag – inhaltlich ist sie damit schon weitestgehend abgeschlossen, weil das Ganze dann schnell wieder fließend in die Plan-Phase übergeht.


Fazit & Handlungsempfehlung

Prozesse in der Steuerkanzlei einführen Fazit

Du hast in diesem Blogbeitrag erfahren, was du als Kanzleileitung bei der Einführung, Durchführung, Kontrolle und Nachjustierung von Prozessen alles falsch machen kannst.

Vielleicht hast du dich an der einen oder anderen Stelle ertappt gefühlt, weil dir einige dieser Fehler oder ähnliche in der Vergangenheit unterlaufen sind.

Lerne daraus und mache es künftig besser!

Wie wir gesehen haben, genügen bereits Kleinigkeiten zum Scheitern, weshalb es wichtig ist, mit Bedacht vorzugehen und nichts übers Knie zu brechen.

Am wichtigsten ist es dabei aus meiner Sicht, die RICHTIGEN Themen zum RICHTIGEN Zeitpunkt anzugehen. Insbesondere ist es wichtig, dass ihr in der Kanzlei genügend ZEIT habt, um die einzelnen Phasen des PDCA-Zykluses seriös zu durchlaufen.

Klingt einfach, aber unserer Beobachtung nach gehen die meisten Kanzleien die RICHTIGEN Themen zum FALSCHEN Zeitpunkt mit ZU WENIG ZEIT an.

Ein Scheitern ist dann vorprogrammiert, ohne dass du verstehst warum. Bei anderen hat es doch schließlich auch funktioniert…

Es ist deshalb elementar wichtig, dass du die richtigen Probleme angehst, die wahren Ursachen identifizierst und die richtigen Maßnahmen daraus ableitest.

Doch wie findest du diese heraus?

Ganz easy!

Führe einfach unseren kostenlosen Online-Kanzleicheck durch. Dieser dauert gerade mal 10 Minuten und im Anschluss bekommst du eine messerscharfe Analyse, wie du in welchen Bereichen mit deiner Kanzlei abschneidest, inklusive konkreten Handlungsempfehlungen.

Die Auswertung erhältst du in Form einer PDF-Datei und ist nicht nur individuell auf dich und deine Situation zugeschnitten, sondern auch genauso fundiert, wie du es von uns gewohnt bist.

Optional sprechen wir die Auswertung mit dir im Nachgang auch gerne noch mal detailliert durch, aber das ist selbstverständlich dir überlassen.

Wenn du also vermeiden möchtest, dass du irgendwelche folgenschweren Fehler begehst oder jede Menge Zeit verschwendest, dann mache jetzt den Kanzleicheck und profitiere von unseren Einblicken in mehrere hundert Kanzleien!

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Michael Wohlfart

Michael Wohlfart

Michael ist Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH
und einer der führenden deutschsprachigen Experten im Bereich Kanzleioptimierung. Als Kanzleiberater
hat er Einblick in mehrere hundert Steuerkanzleien und begleitet diese zusammen mit seinem Team aktiv bei der Umsetzung.

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Du bist Steuerberater und denkst, dass das Jahr 2023 herausfordernd für dich war? Dann warte mal ab, was 2024 auf dich und die Branche zukommt!

Bevor wir jedoch in die Tiefe gehen, möchte ich betonen, dass mein Ziel keineswegs ist, Schwarzmalerei zu betreiben. Selbstverständlich besitze auch ich keine Glaskugel, aber für meine weiteren Ausführungen muss man nur eins und eins zusammenzählen können.

Ebenfalls möchte ich vorwegschicken, dass dieser Blogbeitrag nicht für diejenigen gedacht ist, die sich gerne in Selbstmitleid suhlen und seit Jahren über ihre vermeintlich schwierige Lage klagen, ohne aktiv Schritte zur Verbesserung zu unternehmen. Diesen Erfolgsverweigerern möchte ich kein zusätzliches Futter liefern.

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Dein Online-Kanzleicheck